Nếu muốn sếp không tin bạn nữa!

Dưới đây là 4 cách hiệu quả nhất có thể khiến sếp không còn tin vào một nhân viên nữa. Bạn hãy thử kiểm tra và chắc rằng mình đang không sở hữu bất cứ thói quen nào trong số đó nhé:

1. Hứa những điều không thể thực hiện

Hẳn không ít lần bạn đã thấy nhiều người, thậm chí chính mình, phải nhận điện thoại của một khách hàng đang giận dữ đến nỗi không kịp xoay sở làm gì khác hơn là nói vội vài điều nhằm chữa cháy cho tình hình. Có thể là bạn hứa hẹn những khoản bồi thường mà bạn không chắc chắn, một giải pháp ngoài tầm tay, một cuộc gọi trực tiếp hoặc lời xin lỗi từ giám đốc công ty… Nếu từng nhiều lần gặp các cuộc gọi như thế thì bạn sẽ nhận ra rằng giải pháp nêu trên chỉ có tác dụng trì hoãn và xoa dịu khách hàng trong phút chốc. Rồi sau đó, khi họ nhận ra bạn không thể nào thực hiện lời hứa, đây chính là lúc bạn có một rắc rối lớn hơn thực sự.

Không chỉ là bạn đang có một khách hàng giận dữ hơn trước, mà cả người quản lý cũng bắt đầu gặp phiền toái. Sếp của bạn phải “đứng mũi chịu sào”, trở thành một “kẻ xấu” khi là người làm rõ thông tin rằng khách hàng sẽ không nhận được bất kỳ khoản tiền bồi thường, sự hỗ trợ hay bất kỳ lời xin lỗi nào cả. Nếu sếp không thể tin trông cậy bạn trong việc đưa ra các thông tin thực cho đồng nghiệp và khách hàng, thì họ có khả năng sẽ không còn tin tưởng giao phó bạn bất kỳ loại trách nhiệm nào quan trọng hơn nữa.

2. Không kịp thời nhận điện thoại hoặc trả lời email

Thông thường, một khách hàng sau khi đã gọi điện nhiều lần hoặc gửi vài bức email mà vẫn không nhận lại bất cứ phản hồi nào của bạn, khả năng là cuối cùng họ sẽ email cho một người ở cấp cao hơn để được trợ giúp.

Chuyện này xảy ra với tất cả chúng ta. Mỗi ngày hộp thư luôn tràn ngập bởi các email đến, thư thoại đôi khi bị xóa một cách ngẫu nhiên hoặc vô tình quên sót. Và thẳng thắn mà nói thì nhiều lúc bạn phải ưu tiên cho một số nhiệm vụ hơn là việc trả lời các yêu cầu chưa cấp bách của khách hàng hoặc đồng nghiệp.

Vấn đề là khi bạn để những điều này trở thành thói quen, chắc chắn người quản lý sẽ nhận thấy. Những khách hàng đang thất vọng sẽ bắt đầu tìm kiếm người ở cấp bậc kế tiếp và điều đầu tiên họ làm sẽ là lời phàn nàn về bạn rằng “Anh nhân viên đó không bao giờ phản hồi cho tôi.” Và sếp sẽ phải tự hỏi rằng họ có thể tin tưởng giao cho bạn các khách hàng quan trọng hay dự án lớn không - bởi nếu bạn không thể trả lời kịp thời các email và cuộc gọi, chắc chắn bạn không thể đáp ứng nổi các thời hạn công việc quan trọng cùng khả năng chịu trách nhiệm cao.

3. Không nhận thức được độ cấp bách

Quản lý không phải lúc nào cũng là người giao tiếp giỏi. Thực tế, đôi khi họ gửi cho nhân viên những tin nhắn khó hiểu đến nỗi không biết phải làm gì. Những thông tin này khiến chúng ta tự hỏi thực sự sếp đang cần gì và muốn khi nào điều đó diễn ra, và thế là các nhiệm vụ này thường bị bỏ quên.

Yêu cầu của sếp chưa thật sự rõ ràng là một chuyện, nhưng nếu điều đó xảy ra và bạn đơn giản là phớt lờ đi mức độ quan trọng và cấp bách của vần đề thì lại là một câu chuyện khác. Khi người quản lý nói rằng: “Tôi vừa nhận điện thoại từ một khách hàng có server hệ thống đang bị trục trặc cần được hỗ trợ càng sớm càng tốt. Tôi bận chủ trì một cuộc họp, anh có thể gọi lại cho cô ấy?” thì nó có nghĩa là bạn phải điện thoại (không phải email) ngay cho khách hàng đó trong thời gian sớm nhất, tất nhiên không đợi đến ngày mai.

Thêm nữa, liên tục theo dõi những việc đang phụ trách là ý hay. Khiến quản lý cứ phải thường xuyên kiểm tra lại rằng “Này, anh đã gọi cho khách hàng chưa đấy?” sẽ truyền đi thông điệp rằng bạn không thực sự quan tâm đến mức độ khẩn trương của tình hình hoặc là bạn đã cố ý phớt lờ nhiệm vụ. Nếu những tình huống thế này xảy ra, tốt nhất bạn nên làm rõ ngay với sếp về yêu cầu từ ban đầu hơn là cứ trì hoãn mọi thứ chậm lại rồi nhìn xem những sự cố xảy ra.

4. Không báo cáo đầy đủ cho sếp mãi đến phút cuối

Các “cuộc leo thang” của khách hàng thường đến vào những lúc ta chưa dự liệu. Hầu hết các lần, vấn đề nảy sinh từ từ và cứ dồn nén đến một lúc nào đó họ trở nên giận dữ. Chắc chắn là bạn nhận ra sự xuất hiện và lớn dần của những trục trặc, nhưng có vẻ như bạn cho rằng không cần thiết phải làm phiền cấp trên khi kể lể mọi chi tiết cho đến khi thực sự phải cần sếp can thiệp.

Không may là thực tế lúc những chuyện này bùng nổ, nỗ lực giải quyết của bạn thường phải kết thúc bằng cách trình bày với sếp các thông báo như “Khách hàng đang rất giận dữ, họ muốn trả hàng và kết thúc hợp đồng. Cô ấy đang trên điện thoại, tôi chuyển cuộc gọi cho anh được không?” Khi chuyển quả “bom nổ chậm” này sang cho sếp, bạn đã buộc họ phải tham gia vào tình huống không hề mong muốn và nắm bắt quá ít thông tin cần thiết, khiến họ rất khó khăn mới có thể làm dịu tình hình.

Sau những sự việc này, sếp sẽ có xu hướng không tin vào bản năng của bạn nữa, họ bắt đầu kiểm tra bạn thường xuyên, hỏi về các dự án hiện tại để chắc rằng bạn không làm lớn chuyện một lần nữa. Vì vậy, trong khi cố gắng thu xếp các vấn đề công việc riêng bạn phụ trách trước khi cần sếp phải ra tay, hãy nhớ là cập nhật tiến trình công việc cho họ là rất quan trọng.

Luôn làm việc thật trách nhiệm và đảm bảo thông báo đầy đủ mọi tình hình cho sếp, sẽ chứng minh rằng cấp trên có thể tin tưởng giao phó mọi việc cho bạn. Và trước khi bạn kịp nhận ra, rất nhiều cơ hội, dự án lớn hơn và một bước tiến cho tổng thể sự nghiệp sẽ đến.