Chuyên viên hành chính tổng hợp

* Công tác lễ tân:

- Đón tiếp và hướng dẫn khách tới liên hệ, làm việc tại công ty.

- Tiếp nhận công văn đi, đến, thư tín, tài liệu... rồi chuyển lại các phòng ban liên quan.

- Theo dõi tình hình đi muộn về sớm của nhân viên trong văn phòng Hà Nội.

- Tổ chức và hỗ trợ các cuộc tiếp khách của công ty.

- Chuyển phát nhanh giấy tờ, hồ sơ cho các phòng ban.

* Công tác kiểm soát theo dõi tài sản:

- Phụ trách thực hiện kiểm kê giám sát tài sản toàn công ty theo định kỳ.

- Lập sổ theo dõi lên mã và dán mã tài sản tại công ty.

- Kiểm soát công tác tạp vụ, vệ sinh văn phòng và kết quả công tác vệ sinh.

- Theo dõi sự sắp xếp, trang trí phòng ốc để đảm bảo hình ảnh thẩm mỹ, chuyên nghiệp cho công ty.

* Công tác văn thư lưu trữ:

- Lấy số công văn đi: (thông báo, quyết định, tờ trình)... vào sổ công văn đến.

- Quản lý, lưu trữ và theo dõi giấy tờ quan trọng của công ty (giấy đăng ký kinh doanh, giấy phép... và giấy tờ cá nhân của ban giám đốc) và hợp đồng dịch vụ với đối tác.

- Thực hiện công tác quản lý bảo quản con dấu và thực hiện đóng dấu theo quy định.

- Lập sổ theo dõi và báo cáo công tác đóng dấu.

- Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, xử lý thông tin, văn bản, tài liệu của các phòng ban và kiểm tra tài liệu trình ký ban giám đốc + trả tài liệu trình ký cho các đơn vị.

- Tổ chức và sắp xếp, thông báo, hoãn hủy các cuộc họp nội bộ, giữ vai trò thư ký cuộc họp, soạn thảo và lưu trữ các biên bản họp.

- Theo dõi lịch làm việc tuần của các bộ phận.

- Quản lý các mẫu giấy tờ hành chính, ban hành các form mẫu chuẩn, thống nhất, ví dụ như đơn xin nghỉ phép, nghỉ việc, tăng ca và cấp phát khi có nhu cầu.

* Công tác quản lý chi phí hành chính:

- Tổng hợp thanh toán chi phí nước uống, văn phòng phẩm, điện thoại (di động và cố định), internet và các chi phí hành chính phát sinh khác theo từng giai đoạn.

- Công tác truyền thông nội bộ: Tổ chức các sự kiện nội bộ, viết bài về các sự kiện nội bộ.

* Công tác truyền thông nội bộ phát triển văn hóa doanh nghiệp:

- Xây dựng và quảng bá hình ảnh nội bộ gắn kết cán bộ nhân viên.

- Quản lý các kênh truyền thông nội bộ.

- Đề xuất những ý tưởng mới gắn kết cán bộ nhân viên và tạo động lực làm việc.

- Xử lý khủng hoảng, những sai lệch từ thông tin bên ngoài gây bất lợi cho hình ảnh của công ty.

- Kế hoạch quảng bá hình ảnh của công ty, xây dựng văn hóa doanh nghiệp thông qua cách thức truyền thông và ấn phẩm truyền thông nội bộ.

- Thiết lập ngân sách truyền thông nội bộ: Thiết lập, theo dõi và báo cáo ngân sách truyền thông nội bộ.

- Đề xuất đánh giá tất cả kênh truyền thông để đưa giải pháp điều chỉnh.

- Tốt nghiệp đại học trở lên.

- Chuyên ngành: Quản trị nhân sự, luật, quản trị văn phòng, hành chính văn thư, các khối ngành kinh tế.

- Sử dụng thành thạo vi tính văn phòng.

- Kỹ năng phân tích tổng hợp và làm báo cáo, kỹ năng giao tiếp.

- Kỹ năng tổ chức và giám sát công việc.

- Kỹ năng phân tích, tổng hợp, làm báo cáo.

- Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức thực hiện công việc.

- Ít nhất 02 năm kinh nghiệm tương đương.