Những quy tắc khi viết thư xin việc

Luôn gửi kèm thư xin việc

Nguyên tắc đầu tiên là luôn luôn phải gửi thư xin việc cùng sơ yếu lý lịch, cho dù nhà tuyển dụng không yêu cầu hoặc bạn quá bận rộn và không có thời gian để viết. Đây là nguyên tắc cơ bản khi xin việc giúp bạn có cơ hội thuyết phục nhà tuyển dụng hơn về năng lực của mình.

Viết ngắn gọn, súc tích

Nhà tuyển dụng không có nhiều thời gian để đọc hết tất cả hồ sơ của ứng viên. Nếu viết thư xin việc dông dài tới 2, 3 trang, chắc chắn nhà tuyển dụng sẽ không chú ý tới nó. Vì vậy, hãy viết ngắn gọn và súc tích. Đi ngay vào những điểm chính và chia ra thành các đoạn ngắn khoảng 6 - 8 dòng.

Khi gửi thư xin việc qua email, ngắn gọn là điều rất quan trọng bởi bản chất của email là sự giao tiếp ngắn gọn, nhanh chóng và theo từng phần nhỏ. Tuy nhiên, cũng không phải vì thế mà viết thư xin việc quá ngắn, cộc lốc như " Hãy xem sơ yếu lý lịch đính kèm và cám ơn vì đã dành thời gian xem xét". Bạn nên viết thư xin việc thuyết phục hơn trong vài đoạn ngắn gọn.

"Cá nhân hóa" thư xin việc

Trong khi sơ yếu lý lịch thường được viết theo mẫu có sẵn, thư xin việc lại được viết một cách thoải mái hơn, giúp bạn thể hiện tính cách, con người mình. Bạn sẽ có cơ hội để chứng tỏ rằng mình không chỉ là người phù hợp với vị trí mà còn chinh phục cảm tình của nhà tuyển dụng. Do đó, bạn có thể sử dụng sự hài hước một cách thích hợp, kết hợp giọng văn chuyên nghiệp và thân thiện trong thư xin việc.

Đề tên người nhận cụ thể

Nếu tin tuyển việc không ghi rõ người nhận cụ thể, bạn có thể tìm hiểu người đó là ai bằng cách gọi điện trực tiếp cho nhà tuyển dụng ( nhưng nên tránh việc này nếu tin tuyển việc nêu rõ " không liên lạc qua điện thoại" ) hoặc hỏi bộ phận thư ký, tiếp tân về người phụ trách tuyển dụng. Sau đó, mở đầu thư xin việc với lời chào chuyên nghiệp như " Kính gửi ông/ bà A" thay vì chung chung như " Kính gửi công ty ".

Tập trung vào nhu cầu của công ty

Nếu mọi câu trong thư xin việc của bạn đều bắt đầu bằng " Tôi", "... của tôi", hãy thay đổi chúng. Hãy tìm hiểu về công ty và những khó khăn họ đang gặp phải, những phẩm chất họ tìm kiếm ở nhân viên và mục tiêu tương lai của họ. Sau đó, dùng thư xin việc để chứng tỏ rằng bạn chính là giải pháp cho những vấn đề đó. Thư xin việc sẽ có hiệu quả nếu nêu lên những gì bạn có thể làm cho công ty, chứ không phải những gì công ty mang lại cho bạn.

Sáng tạo

Thư xin việc của bạn sẽ nổi bật nếu có sự sáng tạo. Chẳng hạn, bạn có thể khái quát ngắn gọn một thương vụ làm ăn khó hay dự án thách thức nhất bạn từng hoàn thành thành công.

Bạn có thể trích dẫn bản đánh giá hiệu quả công việc trước để nhấn mạnh những thành công đã được ghi nhận của mình. Hoặc bạn cũng có thể chia ra 2 cột trong thư xin việc để chứng tỏ mình đáp ứng được yêu cầu của nhà tuyển dụng ra sao:

- Yêu cầu: 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực IT

- Khả năng: 6 năm kinh nghiệm thiết kế đồ họa và điều hành

Đọc kỹ và kiểm tra

Hãy đọc kỹ và kiểm tra để đảm bảo không mắc lỗi trước khi gửi thư xin việc. Nếu không giỏi việc này, bạn có thể nhờ người thành thạo kiểm tra cho mình. Hãy chắc chắn rằng tên công ty, nhà tuyển dụng, địa chỉ, vị trí công việc chính xác để tránh những tình huống nhầm lẫn, đặc biệt khi bạn gửi hồ sơ xin việc tới nhiều công ty khác nhau.