Giải quyết xung đột trong công việc

Bà Hà Huệ Chi - Giám đốc marketing trang web tuyển dụng và việc làm VietnamWorks tư vấn mẹo tháo gỡ các xung đột nảy sinh trong CV…

Tìm hiểu bản chất vấn đề: Hãy chuẩn bị cho một cuộc nói chuyện thẳng thắn với đồng nghiệp. Có ba loại mâu thuẫn thường gặp: mâu thuẫn CV (bất đồng về CV đang thực hiện); mâu thuẫn về mối quan hệ (xuất phát từ mối quan hệ giữa bạn và người kia); mâu thuẫn quan điểm (hai người có cách nhìn nhận vấn đề khác nhau). Khi hiểu rõ điều này, bạn có thể có cách bắt đầu câu chuyện rõ ràng hơn. Đầu tiên, hãy nói cho đồng nghiệp của bạn biết bản chất mâu thuẫn hai bên đang gặp phải và hỏi thử  người ấy có thấy vấn đề giống bạn không. Dù cho tính chất của mâu thuẫn như thế nào, đừng đem cảm xúc cá nhân vào. Mâu thuẫn sẽ dễ dàng được giải quyết bằng những cái nhìn khách quan thay vì cảm xúc cá nhân. Hãy nói chuyện trực tiếp, ở một nơi riêng tư nếu có thể, đừng dùng email hay điện thoại, vì email hay điện thoại sẽ hạn chế hiệu quả của một cuộc trao đổi nghiêm túc.


Xác định mối quan tâm chung: Để bắt đầu một cuộc nói chuyện khó khăn, bạn và đồng nghiệp phải xác định được những quan điểm chung. Có thể đó là mục tiêu chung của cả nhóm, hay những quy định cả hai cùng đồng ý. Hãy thử bắt đầu: "Cả hai chúng ta đều muốn có một kế hoạch tốt để giúp công ty phát triển đạt chỉ tiêu”, hoặc "Chúng ta đã từng có chung quan điểm về vấn đề này”. Hãy nhớ rằng, đây phải là mục tiêu chung mà cả bạn lẫn đồng nghiệp thật sự quan tâm, chứ không phải là điều bạn nghĩ rằng anh ấy cũng quan tâm. Như vậy, bạn cho người kia thấy rằng bạn thật sự muốn điều tốt cho cả hai bên chứ không phải chỉ bản thân bạn.

Hãy lắng nghe: Cho dù bạn tin rằng bạn đã hiểu quan điểm của đồng nghiệp mình, bạn nên lắng nghe những gì người đó nói. Bạn có thể đặt những câu hỏi  để hiểu thêm về cách nhìn nhận vấn đề của đồng nghiệp và xác định rõ hơn bản chất của mâu thuẫn. Đừng giả vờ nghe mà phải lắng nghe thật sự và hiểu những gì người đó nói. Lắng nghe một cách chủ động và cởi mở khi đồng nghiệp của bạn giải thích sẽ làm dịu đi không khí căng thẳng và cả hai sẽ cảm thấy thoải mái hơn để đưa ra ý kiến tích cực, thay vì cố gắng giành phần thắng về mình. Nếu đồng nghiệp của bạn có những câu hỏi thẳng thắn, hãy cho họ cơ hội để nói hết những gì đã khiến cả hai hiểu nhầm.

Đưa ra giải pháp: Khi mọi thứ đã được làm rõ, hãy đưa ra giải pháp. Sử dụng những thông tin bạn có được trong buổi nói chuyện đó để đưa ra một giải pháp mới tốt nhất cho cả hai bên. Đừng để trong lòng những ý kiến gây tranh cãi. Nếu đồng nghiệp của bạn không đồng ý với giải pháp bạn đề xuất, hãy cố gắng kéo người đó vào quá trình giải quyết vấn đề rốt ráo và có lợi cho cả hai bên.

Nếu tình hình tệ hơn: Cho dù bạn đã chuẩn bị chu đáo, vẫn có khả năng cuộc nói chuyện sẽ trở nên tồi tệ hơn. Những cuộc trao đổi sẽ trở thành cuộc đấu khẩu nếu một trong hai bên đưa cảm xúc cá nhân vào. Nếu bạn bắt đầu cảm thấy không khí nóng lên, hãy tìm cách đưa câu chuyện trở về những mối quan tâm chung. Hãy tập trung vào mối quan hệ trong tương lai. Bạn có thể không giải quyết được mâu thuẫn dựa trên những vấn đề của quá khứ, nhưng bàn về những mối quan tâm trong tương lai, bạn có thể hòa giải bất đồng. Nếu đồng nghiệp của bạn trở nên "quá khích”, tốt nhất bạn nên tạm ngưng buổi nói chuyện. Bạn có thể ra khỏi phòng hoặc tạm thời ngưng tranh cãi để quan sát tình hình xung quanh. Cách này sẽ giúp bạn biết cần phải làm gì tiếp theo. Bạn có thể thử thay đổi cách nói chuyện: dùng bảng, dùng giấy để thảo luận, thậm chí có thể đề nghị tiếp tục câu chuyện trong lúc ăn tối. Bạn sẽ tạm thời ngăn sự "quá khích” của họ, cũng như tránh làm tăng mâu thuẫn giữa hai người. Nếu tất cả những cách này đều không hiệu quả, hãy rút lui và tìm một người thứ ba để nhờ giải quyết.

Bạn cần phải nhớ: tập trung vào những mục tiêu chung, hiểu được bản chất của sự bất đồng trước khi nói chuyện, hãy trò chuyện cởi mở để tìm giải pháp. Điều  bạn không nên làm: cho rằng bạn đã hiểu hết quan điểm của đồng nghiệp, cố gắng giải quyết mâu thuẫn bằng email, cố ngăn không cho đồng nghiệp nói rõ suy nghĩ của họ.