5 lời khuyên giúp làm việc theo nhóm hiệu quả

Teamwork (làm việc theo nhóm) ngày càng trở thành kỹ năng phổ biến và có tác dụng nâng cao hiệu quả công việc. Khi làm việc theo nhóm, chúng ta có thể tận dụng được điểm mạnh của nhiều người để giải quyết công việc.

Bên cạnh đó, mọi người đều cảm thấy các thành viên trong nhóm đều có đóng góp đáng kể cho thành quả đạt được. Điều này giúp tăng cường quá trình học hỏi lẫn nhau và những đẩy mạnh những cam kết giá trị lớn hơn.

Tuy nhiên, cho dù nhóm làm việc của bạn có các thành viên tài năng như thế nào chăng nữa, nếu không thiết lập các qui tắc chung thì dễ dàng rơi vào trạng thái hỗn loạn. Bởi vậy, để làm việc theo nhóm hiệu quả, bạn cần lắng nghe những bí quyết sau:

Xây dựng niềm tin

Khi người ta tin tưởng ai đó, họ sẽ có cảm giác an toàn và sẵn sàng cống hiến. Nếu một thành viên trong nhóm nói với bạn rằng: "Tôi không thích mẫu bạn đang sử dụng cho bài thuyết trình PowerPoint của chúng ta, nghĩa là người đó đang lo lắng vì bạn đã không hỏi ý kiến của họ trước khi lựa chọn mẫu. Nên nhớ, làm việc theo nhóm muốn thành công, điều đầu tiên là phải có niềm tin giữa các thành viên của họ trước khi lựa chọn mẫu. Nên nhớ, làm việc theo nhóm muốn thành công, điều đầu tiên là phải có niềm tin giữa các thành viên với nhau, tin vào người lãnh đạo.

Các nhóm có thể xây dựng lòng tin bằng cách nói chuyện cởi mở với nhau không chỉ về vấn đề công việc mà còn về sở thích, những điều không thích, về nối sợ hãi hay mối quan tâm và thói quen trong cuộc sống hằng ngày...

Niềm tin tăng lên khi các thành viên có thể thoải mái chia sẻ cảm xúc, nhận được sự đồng cảm chứ không phải những phản ứng tiêu cực hay sự khinh bỉ từ những người khác trong nhóm.


Thiết lập các quy tắc trao đổi thông tin rõ ràng

Tất nhiên, thông tin trao đổi sẽ trở nên phức tạp hơn khi 5, 10, hoặc thậm chí 15 người đang cùng tiến hành một công việc. Do đó, thiết lập một số nguyên tắc cơ bản để giao tiếp trong môi trường đồng đội là rất quan trọng cho tương tác thành công.

Các thành viên trong nhóm nên thống nhất một quy tắc chung về việc họ nên trả lời người khác như thế nào, phân chia, theo dõi công việc từng mảng ra sao và khi có vấn đề nảy sinh thì cần rà soát từ đâu. Các thành viên nên trả lời tin nhắn văn bản hoặc thư điện tử trong vòng vài giờ hay trong một thời gian cụ thể? Mỗi thành viên phải cam kết tìm kiếm và chia sẻ thông tin cho nhau như thế nào.

Cuối cùng, các nhóm làm việc cần phải cố gắng hoạc cách nói chuyện thẳng thắn, trao đổi thông tin trung thực và đơn giản. Giao tiếp nhóm nên được chia sẻ chứ không phải là để gây ấn tượng.

Chấp nhận nhiều kiểu giao tiếp khác nhau

Có nhiều yếu tố ảnh hưởng giao tiếp của từng người như tuổi tác, giới tính, ngôn ngữ, văn hóa và cá tính. Nếu không hiểu điều đó, những khác biệt này có thể tạo ra rào cản đáng kể khi giao tiếp nhóm, khiến công việc kém hiệu quả.

Một số thành viên trong nhóm có thể thích nói chuyện, thường đưa ra các ý tưởng cao xa trong khi họ vẫn đang suy nghĩ về một chủ đề. Vài thành viên khác lại thích nghiên cứu kĩ thông tin và tổng hợp chúng trước khi nói, bởi họ muốn có sự chắc chắn, rõ ràng. Họ có thể không đưa ra ý kiến trong cuộc họp, nhưng lại thường có thể tổng hợp ý kiến ngẫu nhiên của người khác.

Không chỉ cá nhân các thành viên trong nhóm phân tích phong cách giao tiếp của mình mà cả nhóm nên nói chuyện cởi mở về những khác biệt để tìm cách thích ứng với tất cả mọi người, tạo điều kiện cho mỗi thành viên phát huy được thế mạnh của bản thân, đóng góp hiệu quả nhất cho công việc chung.

Xây dựng quy trình xử lý xung đột

Các thông tin liên lạc giữa các thành viên với nhau cũng như với những người ngoài nhóm yêu cầu phải rõ ràng và cởi mở để không có cơ hội cho sự bất đồng do hiểu nhầm. Mâu thuẫn của các thành viên cần phải giải quyết triệt để, theo một quy trình rõ ràng và căn cứ vào đó để áp dụng về sau.

Việc giữ những cá nhân không liên quan nằm ngoài các cuộc xung đột là điều cần thiết nhưng có vẻ không dễ thực thi. Toàn đội cần phải chắc chắn rằng, lời nói và hành động từ các thành viên không làm tăng thêm mâu thuẫn.

Nếu ai đó trong nhóm cảm thấy bị tổn thương hay giận dữ, mọi thành viên khác nên giúp người đó trực tiếp tìm hiểu nguồn gốc vần đề hơn là đưa ra lời phê bình gay gắt hoặc nói xấu đồng nghiệp.

Dành thời gian giao tiếp cá nhân ngoài công việc

Mối quan hệ thân tình giữa các thành viên trong nhóm là những đóng góp quan trọng vào thành công của nhóm và giúp giảm thiểu sự xuất hiện cũng như mức độ xung đột. Mặc dù mối quan hệ giữa các thành viên trong nhóm chủ yếu là về công việc, các nhóm sẽ mạnh hơn, gắn kết hơn khi các thành viên coi trọng và đánh giá cao mối quan hệ mang tính cá nhân.

Tìm các lĩnh vực cùng quan tâm, trao đổi về các chủ đề bên ngoài công việc có thể xây dựng sự gắn kết. Thể hiện mối quan tâm đối với bệnh tật của người thân hoặc chúc mừng thành tích của con cái trong gia đình các thành viên của nhóm... là cách thúc đảy một bước tiến dài hướng tới việc tạo ra một đơn vị vững chắc, gắn bó.