5 bước xây dựng kế hoạch làm việc hiệu quả

Giáo sư, tiến sĩ Davis J.Schwartz, một chuyên gia hàng đầu về môn “Đắc nhân tâm” từng viết rằng: “Nếu chúng ta xây dựng kế hoạch cho tương lai tức là cuộc sống của chúng ta là có mục đích. Cuộc đời bạn ‘sẽ’ là cuộc đời của kẻ hành khất, nếu trong tay bạn chẳng có một kế hoạch gì”. Vậy làm sao để xây dựng kế hoạch làm việc hiệu quả cho bản thân?

Sau đây là 5 bước xây dựng kế hoạch làm việc hiệu quả:

1/ Lên danh sách các công việc cần làm trong ngày, tuần, tháng hoặc năm:

Đây là bước quan trọng nhất mang tính quyết định đến sự thành công hay thất bại của kế hoạch. Khi lên một danh sách các công việc cần làm, bạn sẽ có được cái nhìn tổng quát về cả số lượng cũng như trình tự thời gian làm việc một cách chi tiết nhất. Càng ghi đầy đủ thì bạn sẽ càng chủ động hơn trong công việc, cũng như bạn có thể thay đổi nếu như thấy nó không hợp lý hay phù hợp với kế hoạch đã đề ra.

2/ Thiết lập mục tiêu tương ứng:

Sau khi đã lên danh sách công việc, bạn hãy thiết lập những mục tiêu phù hợp với những công việc mình đã đề ra. Bạn cần xây dựng kế hoạch phù hợp với bản thân, để đưa ra thời gian thực hiện chính xác hoặc phù hợp với năng lực của cá nhân, tránh trường hợp đặt mục tiêu quá cao và thực hiện không được gây giảm ý chí thực hiện.

3/ Sắp xếp thứ tự công việc:

Sau khi thiết lập công việc, bạn cần phải phân chia hợp lý, công việc nào nên làm trước trong thời gian nào, công việc làm sau để tiết kiệm thời gian và nguồn lực khác. Để không chỉ hoàn thành được mục tiêu đã đề ra, mà còn phải hoàn thành một cách tốt nhất.

4/ Tập trung làm việc:

Sau khi xây dựng kế hoạch hoàn thiện, thì điều quyết định sự thành công đó chính là bạn phải thực hiện nó. Không chỉ thực hiện một cách bình thường, mà bạn phải tập trung tối đa vào những gì bạn đã sắp xếp và hoạch định để có công việc hoàn thiện nhanh hơn. Nếu bạn có thể kết hợp nhiều công việc cùng một lúc thì lại càng tuyệt vời hơn!

5/ Linh hoạt trong việc thực hiện kế hoạch:

Lý thuyết và thực tế không bao giờ giống nhau. Chính vì vậy, trong lúc thực hiện kế hoạch sẽ có những công việc xảy ra không như mong đợi. Và bạn phải linh hoạt trong việc xây dựng kế hoạch mới thay thế kế hoạch cũ hiện có của bạn ngay tức thời. Đồng thời, khi lên kế hoạch các công việc, hãy nên cố gắng linh hoạt trong các nội dung cũng như liệt kê các khó khăn và thách thức có thể sẽ gặp phải từ đó lập một số phương án dự phòng nhằm đối phó với những tình huống bất ngờ.

Xây dựng kế hoạch luôn là một trong những bước quyết định quan trọng trong tất cả mọi việc, đặc biệt là trong công việc.