Sales admin

* Xử lý hồ sơ - quản lý đơn hàng xuất khẩu:

- Tiếp nhận, xử lý và theo dõi toàn bộ đơn hàng OEM từ khách hàng quốc tế: Nhập đơn hàng, phối hợp xác nhận thông số kỹ thuật với bộ phận kỹ thuật và sản xuất.

- Chuẩn bị, kiểm tra và hoàn thiện bộ hồ sơ xuất khẩu: Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading, Certificate of Origin (C/O), Inspection Certificate, Shipping Instruction.

- Theo dõi tiến độ giao hàng, phối hợp với logistics/ forwarder đảm bảo lịch ship đúng cam kết với khách hàng.

- Cập nhật trạng thái đơn hàng và hồ sơ lên hệ thống quản lý nội bộ, lưu trữ hồ sơ đầy đủ theo từng đơn hàng.

* Giao tiếp trực tiếp với khách hàng:

- Đầu mối liên lạc chính với khách hàng quốc tế khi sales đi công tác hoặc cần hỗ trợ xử lý hồ sơ.

- Trao đổi qua email, điện thoại, zoom/ teams bằng tiếng Anh.

- Phản hồi thắc mắc của khách hàng về hồ sơ, chứng từ, tiến độ giao hàng.

- Cập nhật thông tin chính xác và kịp thời.

- Gửi và xác nhận báo giá theo hướng dẫn của sales manager.

* Phối hợp nội bộ - hỗ trợ sales:

- Phối hợp với bộ phận kỹ thuật, sản xuất, QC, kho vận và kế toán để đảm bảo thông tin đơn hàng thông suốt từ đầu vào đến xuất hàng.

- Hỗ trợ sales team trong việc chuẩn bị tài liệu chào hàng, catalog, hồ sơ năng lực công ty bằng tiếng Anh.

- Tổng hợp báo cáo tình hình đơn hàng, doanh thu định kỳ trình Giám đốc kinh doanh.

- Tốt nghiệp đại học chuyên ngành: Ngoại thương, kinh doanh quốc tế, quản trị kinh doanh, logistics hoặc ngành liên quan.

- Tối thiểu 02 năm kinh nghiệm trở lên trong lĩnh vực xuất khẩu hàng công nghiệp, cơ khí, thiết bị.

- Tiếng Anh thương mại lưu loát: Đọc, viết email chuyên nghiệp, giao tiếp trực tiếp với khách hàng quốc tế.

- Thành thạo soạn thảo chứng từ xuất khẩu bằng tiếng Anh, đọc hiểu tài liệu kỹ thuật cơ khí bằng tiếng Anh.

- Nắm vững quy trình xuất nhập khẩu: Incoterms 2020, L/C, T/T, thanh toán quốc tế.

- Thành thạo tin học văn phòng: Excel, Word; biết dùng phần mềm quản lý đơn hàng/ ERP là lợi thế.

- Tổ chức công việc tốt, xử lý đồng thời nhiều đơn hàng, khách hàng.

- Cẩn thận, chính xác trong hồ sơ chứng từ, bảo mật thông tin khách hàng.