Văn hóa hội họp trong thế giới kinh doanh

Nghi thức, phong tục là gì? Đó là những quy tắc được xây dựng, được chấp nhận và được con người thực hiện một cách nghiêm túc. Những quy tắc này không mang tính bắt buộc, nhưng đó được xem là thước đo giá trị và tính chuyên nghiệp của mỗi người.

Văn hóa hội họp chốn công sở có thể khác nhau ở tính chất và đối tượng. Ví dụ tính chất của một cuộc họp giữa các cổ đông khác với cuộc họp giữa ban quản lý và nhân viên. Tuy nhiên, dù tính chất và đối tượng khác nhau thì điều cần thiết bạn nên làm đó là tuân thủ những quy tắc trong văn hóa hội họp. Điều này không chỉ giúp bạn xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho bản thân, cho doanh nghiệp mà còn tạo điều kiện cho công việc diễn ra một cách suôn sẻ.

Luôn đúng giờ

Đây là quy tắc đặc biệt bạn cần thực hiện không chỉ trong kinh doanh mà còn trong đời sống thường nhật. Có thể bạn cho rằng hơi thừa khi nhắc đi nhắc lại mãi một điệp khúc "đúng giờ”. Tuy nhiên, tần xuất nhắc lại nhiều nhưng năng xuất thu được lại chẳng bao nhiêu. Vẫn có nhiều nhân viên, thậm chí là thành viên ban quản lý vi phạm quy tắc này trong mỗi lần công ty lên lịch họp.

Đúng giờ là một yếu tố cần thiết khi nói đến những cuộc họp chính thức và mang tính quan trọng. Trong thực tế, bạn không nên có mặt đúng lúc cuộc họp chuẩn bị bắt đầu, mà cần đến sớm hơn ít nhất năm phút. Sự chậm trễ không chỉ thể hiện sự thiếu tôn trọng với người khác mà còn làm mất hình ảnh chuyên nghiệp, hiện đại mà bạn đang dày công gây dựng. Nếu bạn đến muộn vì một vài lý do nào đó, hãy ngồi vào chỗ và không làm phiền đến những người xung quanh.

Trang phục phù hợp

Trang phục chính là cách nói gián tiếp bạn có tôn trọng người đối diện hay không? Vì vậy ăn mặc chuyên nghiệp, chỉnh tề và phù hợp với mục đích cuộc họp là điều vô cùng cần thiết. Bạn có thể mặc áo phông, quần jean nhưng hãy chắc chắn quần áo của bạn không bị rách, bẩn hoặc nhàu nhĩ. Thêm vào đó, trang phục của bạn không nên quá lòe loẹt. Đôi giày cần được đánh bóng một cách cẩn thận và đầu tóc gọn gàng, sạch sẽ.

Cách ứng xử

Điện thoại của bạn nên tắt trong khi đang họp. Nếu không hãy chắc chắn là bạn đã để nó ở chế độ rung hoặc im lặng. Đừng bao giờ để điện thoại trên bàn vì có thể làm phiền đến không khí cuộc họp khi chẳng may điện thoại của bạn rung liên tục.

Luôn chú ý lắng nghe người khác nói, không chen ngang ý kiến của người khác. Trong cuộc họp có thể xảy ra những tranh luận, những ý kiến trái chiều. Tuy nhiên, thái độ tôn trọng, bình tĩnh và phát biểu từ tốn là điều bạn nên làm và cần thiết phải làm.

Chuẩn bị

Mọi cuộc họp đều có chương trình thảo luận và nghị sự. Bạn sẽ là người trả lời hoặc là người đưa ra câu hỏi. Dù bạn ở bất cứ vị trí nào bạn cũng cần có một sự chuẩn bị kỹ lưỡng, tránh tình trạng ngồi không. Đừng lãng phí thời gian của người khác bằng những câu trả lời loanh quanh, mơ hồ. Chỉ nói đến chủ đề liên quan với những câu trả lời ngắn, đơn giản nhưng đủ ý. Bạn có thể chuẩn bị tài liệu bằng văn bản hoặc bằng slide show...để giúp đồng nghiệp cũng như ban quản lý nắm rõ những ý tưởng bạn đang trình bày.

Tổng kết

Khi cuộc họp kết thúc, tổng kết bằng cách tóm lược nội dung chính, đưa ra kế hoạch, đề xuất ý kiến… ngoài ra còn quyết định thời gian và địa điểm cho cuộc họp tiếp theo. Một điều quan trọng không kém là gửi lời cám ơn tới tất cả mọi người về sự có mặt và đóng góp của họ cho buổi họp thành công.