7 điều ghi nhớ để làm việc thông minh

Người ta thường nói,"Hãy làm việc thông minh hơn, đừng làm việc chăm chỉ hơn”. Trong thời đại hiện nay, phần đông người lao động đều mong muốn có thể cải thiện tốc độ làm việc của mình, giảm thiểu thời gian và vẫn đảm bảo chất lượng công việc. Dưới đây là 7 lời khuyên giúp bạn tiến gần hơn với phương pháp làm việc hiện đại và khoa học.

1. Xây dựng quy trình làm việc

Lập kế hoạch, sử dụng các công cụ hỗ trợ và ghi chú các việc cần thực hiện theo thời gian tương ứng có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Khi có sự sắp xếp, so sánh và đối chiếu giữa các nhiệm vụ, bạn sẽ nhìn thấy rõ vấn đề nào cần được ưu tiên giải quyết trước. Một kế hoạch làm việc càng cụ thể, rõ ràng có thể giúp bạn có đủ thời gian dành cho các hoạt động cá nhân khác như chăm sóc gia đình, tập luyện thể dục, thư giãn. Vì nếu không có những khoảng thời gian nghỉ ngơi, bạn sẽ không có đủ năng lượng để làm việc hiệu quả.

Trong quá trình làm việc, bạn thường xuyên bị người khác thúc giục. Họ cho rằng đó là cách thức hiệu quả để khuyến khích bạn giải quyết công việc một cách nhanh chóng hơn. Tuy nhiên chính bạn là duy nhất hiểu được tầm quan trọng của từng nhiệm vụ, vấn đề nào cần được ưu tiên giải quyết trước tiên. Để không bị các tác động tâm lý làm ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc, bạn đừng quên thiết lập các công việc cần làm theo mức độ ưu tiên.
 

2. Không làm nhiều việc cùng một lúc

Có nhiều người tin rằng, làm nhiều việc cùng một lúc sẽ tiết kiệm thời gian và mang lại hiệu quả. Đây là một quan niệm hoàn toàn sai lầm. Khi não bộ của bạn phải xử lý nhiều việc trong cùng một thời điểm, nó sẽ bị tổn thương và không thể tập trung vào bất cứ công việc nào một cách trọn vẹn. Vì thế bạn đừng nên cố gắng trở thành một người đa nhiệm. Thay vào đó, hãy thiết lập cho mình một khoảng thời gian hợp lý để thực hiện duy nhất một nhiệm vụ. Sau khi đã giải quyết được vấn đề, bạn có thể dành cho mình vài phút thể nghỉ ngơi, thư giãn và bắt tay vào công việc tiếp theo.

3. Tránh xa các yếu tố gây xao lãng

Bạn sẽ làm được nhiều hơn nếu để đầu óc tập trung hoàn toàn vào công việc và không quan tâm đến mọi thứ diễn ra xung quanh. Đừng nên ghé vào trang Facebook để cập nhật tin tức hay thỉnh thoảng góp vui vào câu chuyện phiếm của đồng nghiệp khi đang làm việc. Những cuộc điện thoại hay email không quan trọng có thể được trả lời sau khi bạn đã hoàn tất công việc.

Không gian làm việc cởi mở có thể thúc đẩy sự sáng tạo. Tuy nhiên, nếu yêu cầu công việc đòi hỏi sự tập trung cao độ thì một văn phòng làm việc có sự phân cách riêng biệt sẽ giúp ích cho năng suất lao động của bạn được đảm bảo. Sẽ mất một khoảng thời gian để bạn lấy lại sự tập trung, vì thế bạn nên đóng cửa phòng làm việc, hạn chế lượt người ra vào, xem xét đến các cuộc điện thoại tin nhắn khi bạn đang hoàn thành nhiệm vụ được giao.

4. Nghỉ ngơi

Ngồi trước máy tính quá lâu có thể khiến mắt bạn mệt mỏi. Đọc báo cáo trong hàng giờ liên tục khiến bạn có thể vô tình bỏ sót đi những thông tin quan trọng. Hãy đứng dậy và di chuyển xung quanh văn phòng, thực hiện một vài động tác thể dục đơn giản để đến gần hơn với cảm giác tươi mới và tràn đầy sinh lực.

5. Suy nghĩ về sự thành công

Tâm trí, suy nghĩ là yếu tố quan trọng quyết định đến chất lượng công việc. Khi làm việc, bản thân người lao động cần giữ vững sự bình tĩnh và không ngừng thúc giục bản thân tập trung vào kết quả công việc cuối cùng. Không có bất kỳ điều gì có thể ngăn cản bạn tiến tới sự thành công.

Các dự án, kế hoạch thường có nhiều giai đoạn, nhiệm vụ phải giải quyết theo trình tự. Sau khi đã vượt qua từng bước nhỏ, bạn có thể tự thưởng cho bản thân mình. Hành động này tiếp thêm sự tự tin cho chính bạn trên bước đường chinh phục những thử thách trước mắt.

6. Học cách nói "không"

Bạn không có đủ thời gian, sức lực hay khả năng để phụ trách thêm quá nhiều chuyện. Một khi không hoàn thành được công việc như đã cam kết bạn dễ dàng mất đi sự tin cậy và trở thành người thất tín. Do đó, bạn cần phải lựa chọn công việc, nhiệm vụ trong khả năng của chính mình. Tập trung để hoàn thành nhiệm vụ do bản thân phụ trách một cách hoàn hảo sẽ giúp ích cho chính bản và tổ chức hơn.

7. Dừng nói "Tôi đang rất bận”

Đó là lời phàn nàn. Và sự phàn nàn chỉ khiến cho bạn và mọi người xung quanh cảm thấy mọi thứ trở nên tồi tệ. Thay vào đó, câu nói "Tôi đang đến gần hơn với mục tiêu đề ra” có thể thể khuyến khích bạn tiếp tục chinh phục những thử thách trước mắt.