Trợ lý giám đốc dự án

- Tham dự và ghi chép thông tin tất cả các cuộc họp của ban điều hành, thực hiện công tác thư ký các cuộc họp.

- Lập bảng to-do list và deadline cho các công việc phát sinh sau mỗi cuộc họp.

- Theo dõi, nắm rõ các yêu cầu, chỉ thị công việc của ban điều hành, theo dõi, ghi chép, nhắc nhở, rà soát, báo cáo về kết quả thực hiện chỉ đạo. Có báo cáo và đề xuất giải pháp khi các chỉ đạo gặp khó khăn khi triển khai thực hiện.

- Lập báo cáo công việc tuần, lập kế hoạch triển khai công việc.

- Theo dõi, nắm bắt và hiểu rõ được diễn tiến của các công việc (trên viber, các chỉ đạo miệng,...). Mỗi ngày cập nhật, bổ sung những thay đổi, điều chỉnh kế hoạch công việc, thực hiện rà soát tiến độ công việc, nhắc việc ngày mai cho các bộ phận. Xin ý kiến và hỏi ngay nếu có công việc nào chưa rõ.

- Kết nối thông tin giữa các bộ phận và ban điều hành, nắm bắt tình hình công việc và các khó khắn của các bộ phận, tư vấn, thúc đẩy các bộ phận để tháo gỡ khó khăn và triển khai được công việc.

- Chuẩn bị nội dung và tài liệu các cuộc họp giao ban tuần, nhắc nhở chuẩn bị tài liệu, phòng họp cho các cuộc họp chuyên đề.

- Nắm và nhớ rõ lịch làm việc của ban điều hành trong tuần, sắp lịch làm việc phù hợp và nhắc việc cho ban điều hành.

- Phối hợp với pháp chế quản lý, thống kê, hệ thống hóa, kiểm soát các văn bản lập quy nội bộ đã ban hành.

- Đi khảo sát hoạt động bến và tàu hàng tuần.

- Rà soát và chấn chỉnh lại công tác văn thư, lưu trữ hàng tuần.

- Kết hợp với hành chính văn phòng kiểm tra rà soát, xây dựng mô hình lưu trữ, phân loại hồ sơ sao cho khoa học và tiện dụng nhất (ứng dụng công nghệ vào việc lưu trữ).

- Đầu mối tiếp nhận hồ sơ trình của các bộ phận cho ban điều hành, thực hiện rà soát tính hợp quy chuẩn và tình hình thực tế công việc của hồ sơ trước khi trình. Sau khi ban giám đốc phê duyệt, rà soát lại kết quả phê duyệt, giao lại cho bộ phận hành chính để đóng dấu và trả lại cho bộ phận trình.

- Lập hệ thống theo dõi các hồ sơ trình ký.

- Phải biết rõ tiến độ và kết quả công việc để đốc thúc việc trình hồ sơ của các bộ phận.

* Về chuyên môn:

- Được đào tạo về các ngành về xây dựng, thiết kế xây dựng, pháp lý, kỹ thuật, giao thông vận tải.

- Tối thiểu 04 năm kinh nghiệm làm việc trong các lĩnh vực: Xây dựng, thiết kế xây dựng, bất động sản, đầu tư, tài chính, ngân hàng, vận tải, hoạt động tàu bè...

- Hiểu biết chuyên sâu một số môn chính trong các lĩnh vực được đào tạo hoặc có kinh nghiệm (am hiểu bản vẽ xây dựng hoặc đọc hiểu được báo cáo tài chính, mô hình tài chính,...).

- Có khả năng thực hiện trọn vẹn một số nghiệp vụ cụ thể trong các lĩnh vực được đào tạo hoặc có kinh nghiệm.

- Có một số hiểu biết cơ bản về pháp lý trong hoạt động đầu tư, xây dựng, kinh doanh, kế toán,...

- Sử dụng máy tính thành thạo word, excel, power point, internet và các phần mềm chuyên ngành, biết CAD.

- Sử dụng ngoại ngữ: TOEIC 450 trở lên.

* Về kỹ năng:

- Góp nhặt chắt lọc thông tin, tổng hợp, hệ thống hóa, phân loại, xử lý dữ liệu tiếp nhận.

- Lưu trữ khoa học, hợp lý.

- Thực hiện tốt việc lập kế hoạch - tiến độ, quản lý thời gian, quản lý công việc, đôn đốc tiến độ.

- Có tư duy quản trị, bao quát công việc.

- Có am hiểu chuyên môn như một chuyên viên, tính cách như một thư ký, năng lực tham mưu như một trợ lý và tư duy như một nhà quản trị.

- Soạn thảo và trình bày văn bản nhanh, đúng, vận dụng ngôn ngữ tốt.

- Soạn thảo tốt các văn bản lập quy.

- Xử lý công việc cẩn trọng, chính xác, chi tiết, cụ thể.

- Đọc, cảm thụ ngôn ngữ tốt.

- Tiếp thu nhanh, tư học hỏi thêm được các kiến thức ngoài chuyên ngành.

- Hiểu nhanh, nhớ tốt, không nhầm lẫn, sai sót, quên việc.

- Kỹ năng diễn đạt rõ ràng, rành mạnh, gãy gọn.

- Kỹ lưỡng, kiên trì, bền bỉ, cẩn thận trong các công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ.

- Nhạy bén, lăn xả trong công việc.

- Không vướng bận chuyện đi lại, gia đình, sức khỏe, giờ giấc làm việc.

- Hòa đồng, thích nghi với môi trường công ty, kết nối được với mọi người.