Trợ lý giám đốc ban quản lý

* Hành chính:

- Thực hiện các công việc liên quan tới các thủ tục hành chính như xin cấp các loại giấy phép liên quan đến hoạt động của BQL.

- Chịu trách nhiệm xử lý các công việc giấy tờ liên quan đến điện, nước của BQL với các cơ quan chức năng.

- Làm việc với chính quyền, cơ quan chức năng  hoặc các đối tác theo yêu cầu của Giám đốc.

- Soạn thảo các quy trình, form mẫu, bảng biểu theo yêu cầu của Giám đốc.

- Kiểm tra các văn bản/công văn, thông báo từ các đối tác trước khi trinh Giám đốc phê duyệt.

- Kiểm tra các văn bản/ công văn, thông báo, hợp đồng, thanh toán từ các đối tác trước khi trình Giám đốc phê duyệt.

- Lập/tổng hợp báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu cấp trên.

* Thực hiện các công việc quản lý cơ sở hạ tầng, nâng cao chất lượng dịch vụ:

- Kết hợp với các bộ phận, hướng dẫn cho nhân viên (OJT) thực hiện công việc theo đúng chất lượng dịch vụ mà Tập đoàn hướng tới.

- Thường xuyên tuần tra, kiểm soát chất lượng dịch vụ mà Khu đô thị (quần thể) cung cấp đến khách hàng nhằm đảm bảo khách hàng được hưởng các dịch vụ tốt và đẳng cấp.

- Kiểm tra công việc các bộ phận theo yêu cầu của Giám đốc, đảm bảo mọi hoạt động của các bộ phận luôn được kiểm soát.

- Thường xuyên cập nhật báo cáo kết quả thực hiện công việc mà Giám đốc giao phó.

- Tổng hợp theo dõi các phản hồi của các bộ phận với các Biên bản kiểm tra hàng tuần.

- Kết hợp với MKT của tập đoàn trong việc set up toàn bộ bảng biển chỉ dẫn trong các tòa nhà theo đúng quy chuẩn của Tập đoàn.

- Thực hiện mọi công việc có liên quan đến các nhà thầu thi công lắp đặt bảng biển cho khu đô thị.

- Trường hợp có sự cố khẩn cấp, sự việc bất thường có thể làm ảnh hưởng đến uy tín của Công ty hoặc sự việc ngoài khả năng và thẩm quyền giải quyết phải báo cáo ngay cho Giám đốc.

* Hỗ trợ và giúp việc cho Giám đốc trong công tác cung ứng:

- Tìm kiếm và lập danh sách các NCC thường xuyên và không thường xuyên.

- Chịu trách nhiệm trong việc cung ứng hàng tháng cho các bộ phận trong BQL đảm bảo kịp thời, chính xác các hạng mục được đặt hàng.

- Chịu trách nhiệm làm hợp đồng, theo dõi hợp đồng và thanh toán cho NCC.

- Kết hợp với thủ kho tổng kho, các bộ phận thực hiện công tác thanh lý hàng hỏng.

- Kiểm kê kho tổng, kho KT, kho HK hàng tháng, lập báo cáo chi tiết gửi Giám đốc.

* Công việc khác:

- Thực hiện các công  việc khác  theo sự phân công của CBLĐ.

- Tham gia các hoạt động xã hội và văn thể của Tập đoàn và Công ty.

- Trình độ học vấn/Trình độ chuyên môn: Trình độ Đại học trở lên.

- Kinh nghiệm liên quan tới vị trí: Tối thiểu 02 năm kinh nghiệm vị trí tương đương tại các công ty đa quốc gia, công ty nước ngoài hoặc công ty bất động sản lớn.

- Kiến thức liên quan: Kiến thức liên quan đến quản lý cơ sở hạ tầng, hành chính văn phòng và cung ứng hàng hóa.

- Phẩm chất/Thái độ làm việc: Trung thực, nhanh nhẹn, thông minh, tỉ mỉ, chi tiết, cẩn thận, phong cách làm việc chuyên nghiệp.

- Các kỹ năng cơ bản: Kỹ năng tổ chức tốt, quản trị thời gian và sắp xếp công việc hiệu quả. Kỹ năng máy tính văn phòng tốt.

- Có khả năng giải quyết thông tin mang tính nhạy cảm và cần được bảo mật cao.

- Các kỹ năng đặc biệt khác (ngoại ngữ…): Tiếng Anh giao tiếp tốt.