Thư ký dự án

- Hỗ trợ các công việc liên quan với nhân sự tại dự án: Giám sát, thủ kho, thư ký công trình tại dự án.

- Phối hợp với các phòng ban liên quan thực hiện công việc dự án.

- Lưu trữ các hồ sơ, tài liệu của công ty, dự án theo tiêu chuẩn Iso.

- Lưu trữ hồ sơ, cập nhật tài liệu.

- Các hợp đồng dự án, bảng tiến độ chủ đầu tư duyệt, bảng tiến độ của nhà thầu.

- Phổ biến các thông báo, quy định của công ty hay của bộ phận liên quan đến ban chỉ huy tại công trình.

- Chuyển, nhận các thông tin đến các bộ phận liên quan theo yêu cầu của trưởng bộ phận: thông báo, công văn, email...

- Lưu trữ các hồ sơ, tài liệu của công ty, dự án theo tiêu chuẩn Iso.

- Theo dõi công việc tại dự án: Hỗ trợ công tác hành chính cho nội bộ phòng ban và cho đội ngũ kĩ sư, kỹ thuật làm việc ngoài công trình về lịch làm việc, tăng ca, phép, trang thiết bị.

- Tiếp nhận giải quyết các đề xuất từ công trình.

- Thực hiện công tác hành chánh, văn thư cho ban chỉ huy tại công trình như: đóng dấu, phát hành chuyển giao hồ sơ tài liệu, bản vẽ...

- Cung cấp các hồ sơ, tài liệu cho ban chỉ huy tại công trình khi triển khai dự án.

- Phối hợp với ban chỉ huy tại công trình để thực hiện các quy trình của bộ phận dự án.

- Đề nghị tạm ứng theo yêu cầu của ban chỉ huy tại công trình để chi trả các khoản chi tại công trình.

- Trình duyệt các hồ sơ, đề nghị thanh toán hoàn ứng cho ban chỉ huy tại công trình.

- Lập file, hồ sơ theo dõi các khoản tạm ứng - khoản chi tại công trình.

- Soạn thảo các văn bản, quy chế, quy trình làm việc theo yêu cầu của trưởng bộ phận.

- Soạn thảo văn bản, hợp đồng, làm thủ tục thanh toán với nhà cung cấp và nhà thầu.

- Soạn thảo các thông báo công văn (Việt - Anh), gửi các bộ phận liên quan, cơ quan liên quan.

- Thư ký và ghi biên bản các cuộc họp trong nội bộ và bên ngoài tại công trình.

- Phối hợp với các bộ phận khác để lập báo cáo hàng tuần.

- Thực hiện những công việc khác theo phân công của cấp trên.

- Tốt nghiệp đại học chuyên ngành quản trị kinh doanh, kinh tế, thương mại, tài chính, đối ngoại, quản trị văn phòng, ngoại ngữ.

- Tối thiểu 01 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương hoặc có kiến thức về xây dựng.

- Am hiểu kiến thức kinh tế, xã hội chung và các kiến thức liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty.

- Kiến thức chung về quản trị.

- Kiến thức sâu về quản trị hành chính văn phòng.

- Kiến thức chung về luật.