Trưởng phòng bộ phận hành chính

* Quản lý hành chính tổng hợp:

- Xây dựng, triển khai và kiểm soát các quy trình, quy định, biểu mẫu liên quan đến công tác hành chính.

- Tổ chức và điều hành hoạt động hành chính tại tập đoàn và các đơn vị trực thuộc.

- Kiểm soát việc thực hiện các quy định nội bộ, đảm bảo môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả.

* Quản lý văn thư - lưu trữ:

- Kiểm soát công tác tiếp nhận, phát hành, luân chuyển và lưu trữ công văn, hồ sơ, tài liệu.

- Quản lý việc sử dụng con dấu, hồ sơ pháp lý doanh nghiệp theo đúng quy định.

- Tổ chức lưu trữ hồ sơ khoa học, đảm bảo tính bảo mật và khả năng tra cứu.

* Quản lý tài sản, cơ sở vật chất và trang thiết bị:

- Quản lý tài sản, công cụ dụng cụ, trang thiết bị văn phòng của tập đoàn.

- Tổ chức kiểm kê định kỳ, đề xuất sửa chữa, thay thế hoặc thanh lý tài sản theo quy định.

- Đảm bảo cơ sở vật chất, hạ tầng văn phòng và khu vực làm việc luôn đáp ứng yêu cầu vận hành.

* Quản lý mua sắm và nhà cung cấp:

- Lập kế hoạch và tổ chức mua sắm hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động của tập đoàn.

- Tìm kiếm, đánh giá và quản lý nhà cung cấp.

- Đàm phán chi phí và điều khoản hợp đồng.

- Kiểm soát ngân sách hành chính, tối ưu chi phí vận hành.

* Quản lý hậu cần và sự kiện:

- Tổ chức công tác hậu cần cho các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, sự kiện nội bộ và các chương trình của tập đoàn.

- Quản lý lễ tân, khánh tiết và các hoạt động đón tiếp khách, đối tác.

- Đảm bảo các hoạt động được chuẩn bị đầy đủ, chuyên nghiệp và đúng tiến độ.

* Quản lý đội ngũ hành chính:

- Phân công, giám sát và đánh giá hiệu quả công việc của nhân sự thuộc bộ phận hành chính.

- Đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ và nâng cao năng lực đội ngũ.

- Xây dựng văn hóa làm việc chuyên nghiệp, trách nhiệm và hiệu quả.

- Lập báo cáo định kỳ về hoạt động hành chính, tài sản, chi phí và các công tác liên quan.

- Tốt nghiệp đại học chuyên ngành: Quản trị hành chính, quản trị kinh doanh, luật hoặc các ngành liên quan.

- Tối thiểu 03 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính, trong đó có ít nhất 02 năm ở vị trí quản lý.

- Ưu tiên có kinh nghiệm tại các tập đoàn hoặc chủ đầu tư bất động sản.

- Có kinh nghiệm quản lý tài sản, mua sắm, văn thư lưu trữ, hậu cần và quản trị văn phòng.

- Kỹ năng quản lý, tổ chức công việc, đàm phán và kiểm soát chi phí tốt.

- Thành thạo tin học văn phòng và các phần mềm quản lý hành chính.