Trợ lý phó giám đốc

* Mục tiêu công việc:

- Trợ lý phó giám đốc là nhân sự trực thuộc phòng hành chính & tổng hợp của LLumar Việt Nam. Nhiệm vụ chính của chức danh này là quản lý các hoạt động về nhân sự, tuyển dụng, hành chính và trợ giúp cho PGĐ.

* Nhân sự:

- Xây dựng kế hoạch tuyển dụng theo nhu cầu của các phòng ban.

- Thực hiện kế hoạch tuyển dụng theo yêu cầu BGĐ đưa ra.

- Lập báo cáo tuyển dụng định kỳ.

- Khai thác xây dựng nguồn ứng viên.

- Tiếp nhận, phân loại, sàng lọc hồ sơ ứng viên từ các nguồn khác nhau, liên hệ và sắp lịch phỏng vấn.

- Tham gia trực tiếp vào phỏng vấn tuyển chọn ứng viên.

- Tham mưu và triển khai công tác xây dựng quy trình, quy định và quản trị nhân sự công ty.

- Quản lý và thực hiện quy trình đào tạo nhân viên nhằm đảm bảo nguồn nhân sự có trình độ đáp ứng nhu cầu công việc.

- Thực hiện các thủ tục tiếp nhận nhân viên và đào tạo nhân viên theo quy trình làm việc.

- Quản lý nhân viên, chấm công, theo dõi nhân viên.

- Đánh giá nhận xét nhân viên hàng tháng, quý, năm.

- Tham gia chỉnh sửa, xây dựng, hoàn thiện bảng mô tả công việc cho từng vị trí và tiêu chí tuyển dụng.

- Theo dõi đánh giá quá trình thử việc của nhân viên mới theo quy trình.

* Quản lý công việc hành chính trong công ty:

- Soạn thảo tất cả các loại văn bản, công văn, thông báo, quyết định, hợp đồng, quy trình quản lý.

- Lên kế hoạch, tổ chức các cuộc họp và ghi chép biên bản họp.

- Theo dõi nhu cầu, đặt và cấp văn phòng phẩm, theo dõi sử dụng các thiết bị văn phòng, …

- Theo dõi, kiểm tra, đốn đốc các bộ phận có liên quan đến nội dung các cuộc họp.

- Tổng hợp, đánh giá tình hình hoạt động của công ty, của các phòng ban thông qua báo cáo của các bộ phận.

- Trợ giúp PGĐ xây dựng định hướng chiến lược phát triển cùng BGĐ công ty.

- Trợ giúp PGĐ quản lý thời gian và kiểm soát công việc của các phòng ban.

- Trợ giúp việc thực hiện các chiến lược của công ty bằng cách đảm bảo các quyết định và chỉ dẫn của BGĐ được thông báo và thực hiện nghiêm túc.

- Hỗ trợ PGĐ theo dõi công việc của các Trưởng phòng.

- Hỗ trợ các phòng ban, bộ phận trong công việc hoạch định mục tiêu, kế hoạch, chính sách theo chức năng khi được BGĐ phân công.

- Giám sát việc tuân thủ các quy định của hệ thống quản lý.

- Đề xuất giải pháp thực hiện cho PGĐ.

- Giúp việc cho PGĐ trong các quan hệ đối nội, đối ngoại.

- Kiểm tra các văn bản, chứng từ, từ các bộ phận khác chuyển đến trước khi trình BGĐ phê duyệt.

- Thực hiện các công việc khác khi được phân công.

- Tốt nghiệp đại học trở lên các chuyên ngành: kinh tế, ngoại thương, ngoại ngữ…

- Trên 5 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.

- Nhanh nhẹn, chuyên nghiệp và nhiệt tình trong tác phong làm việc.

- Cẩn thận tỉ mỉ trong công việc.

- Có khả năng đánh giá con người, có khả năng giao tiếp tốt, năng động, sáng tạo, kiên trì, có chí cầu tiến.

- Có khả năng huấn luyện, đào tạo nhân viên.

- Kỹ năng quản lý và sắp xếp công việc khoa học.

- Khả năng xử lý vấn đề tốt nhạy bén trong công việc.

- Sử dụng thành thạo vi tính, internet, các công cụ tuyển dụng.

- Khả năng soạn thảo văn bản tốt.

- Có khả năng biên, phiên dịch tiếng Anh hoặc tiếng Trung (nếu có).

- Điềm tĩnh, khéo léo và chín chắn trong lời nói và hành vi.