Nhân viên lễ tân, hành chính

* Công tác văn thư lưu trữ:

- Soạn thảo văn bản, tài liệu theo yêu cầu của ban lãnh đạo/ trưởng phòng.

- Nhận, chuyển công văn tài liệu nội bộ giữa ban lãnh đạo và các phòng ban; giữa công ty và các cơ quan, đối tác bên ngoài.

- Theo dõi vào sổ công văn, photo tài liệu, gửi thư hoặc fax.

- Phân loại, sắp xếp và lưu trữ các văn bản nội bộ, công văn đi, công văn đến bằng bản mềm hoặc tại các file lưu đúng nguyên tắc.

- Quản lý, sử dụng con dấu theo quy định của Nhà nước và công ty. Trực tiếp kiểm tra, đóng dấu các tài liệu gửi nội bộ và bên ngoài.

* Công tác lễ tân:

- Trực và trả lời điện thoại văn phòng.

- Đón tiếp khách tới giao dịch, làm việc tại công ty, hướng dẫn và thông báo đến người thích hợp.

* Theo dõi, quản lý tài sản, trang thiết bị, cấp phát văn phòng phẩm theo kế hoạch:

- Theo dõi, tổng hợp nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm và lập kế hoạch trình trưởng phòng.

- Thực hiện mua sắm, cấp phát cho các phòng ban.

- Theo dõi, quản lý tài sản, trang thiết bị văn phòng và lập báo cáo thực trạng, đề xuất thay thế, sửa chữa, thanh lý, mua sắm kịp thời.

* Tham gia tổ chức các hội nghị, hội thảo, lễ kỷ niệm, tham quan, nghỉ mát... của công ty theo phân công của trưởng phòng:

- Tham gia công tác chuẩn bị và phục vụ các hội nghị, hội thảo, lễ kỷ niệm, hoạt động phong trào, chương trình tham quan, nghỉ mát định kỳ của công ty.

- Chuẩn bị hậu cần, phục vụ tiếp khách của ban giám đốc.

* Phối hợp và thực hiện các công việc khác theo phân công của trưởng phòng:

- Hướng dẫn nhân viên văn thư nhà máy và thực hiện soạn thảo lưu giữ tài liệu đúng quy định.

- Thực hiện chế độ báo cáo công việc với trưởng phòng.

- Lập báo cáo tháng về kết quả công việc cá nhân theo mẫu.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của trưởng phòng tổ chức hành chính.

- Tốt nghiệp trung cấp chuyên ngành: Văn thư lưu trữ, nhân lực.

- Thành thạo tin học văn phòng: Word, excel... đặc biệt trong soạn thảo văn bản.

- Sử dụng thành thạo các máy móc, thiết bị văn phòng như: Máy photo, fax, điện thoại.

- Từ 01 - 02 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương, ưu tiên người có kinh nghiệm làm việc về công hành chính văn phòng, lễ tân.

- Nắm vững các quy trình, nghiệp vụ văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp. 

- Hiểu về hệ thống các quy định, nội quy làm việc trong các đơn vị, công ty.

- Kỹ năng giao tiếp, tiếp nhận và truyền đạt thông tin.

- Khả năng tổ chức các chương trình, hội thảo.

- Khéo léo trong giao tiếp, ứng xử.

- Cẩn thận, trung thực, tỉ mỉ, chủ động trong công việc.