- Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính - nhân sự, tôi đặt mục tiêu trở thành quản lý hành chính nhân sự - quản lý vận hành có khả năng hoạch định, triển khai quy trình quản trị văn phòng hiệu quả, quản lý ngân sách hợp lý, và phát triển đội ngũ hành chính vững mạnh, góp phần nâng cao hiệu suất chung của tổ chức.

- Với tinh thần trách nhiệm, khả năng quản lý đội ngũ và xây dựng quy trình làm việc chuyên nghiệp, tôi hướng tới mục tiêu đóng góp vào sự vận hành ổn định, phát triển văn hóa doanh nghiệp tích cực và hỗ trợ ban lãnh đạo trong việc thực hiện các chiến lược phát triển bền vững của công ty.

* Tháng 06/2023 - 03/2025: Bitexco Land - Bitexco Group (chủ đầu tư dự án Bitexco Financial Tower, khu chung cư cao cấp Manor, Saigon Spirit...).

- Chức vụ: Trưởng phòng hành chính.

- Báo cáo: Giám đốc chi nhánh TP.HCM.

- Quản lý 2 nhân viên lễ tân - văn thư, 1 cận vệ ban lãnh đạo, 2 tài xế, 2 tạp vụ.

* Trách nhiệm chính:

- Phụ trách toàn bộ hoạt động hành chính thường ngày của văn phòng tập đoàn CN HCM, văn phòng nhà điều hành dự án và nhà khách:  lễ tân - đón tiếp và chiêu đãi quan khách, quản lý văn thư, công văn đến và đi, con dấu và giấy tờ pháp lý công ty.

- Chịu trách nhiệm xây dựng, triển khai tất cả quy trình, quy định hành chính, các chính sách và chế độ cho nhân viên công ty.

- Lên kế hoạch, triển khai và định kỳ báo cáo chi phí hoạt động văn phòng - đảm bảo đúng nội quy, quy trình và quy định của công ty.

- Quản lý và định kỳ tiến hành kiểm kê và báo cáo danh mục tài sản, trang thiết bị tại các văn phòng dự án.

- Chịu trách nhiệm phối hợp, giám sát chi phí và chất lượng hàng hóa phục vụ kinh doanh, vật phẩm in ấn, quà tặng quảng cáo khuyến mại, cũng như tất cả các hoạt động hỗ trợ kinh doanh và marketing.

- Tổ chức các sự kiện phục vụ hoạt động của dự án (hội nghị trái chủ, hội nghị khách hàng, lễ động thổ...) cũng như phối hợp thực hiện các hoạt động hướng tới an sinh xã hội của tập đoàn: cứu trợ lũ lụt, chăm sóc người nghèo, từ thiện, hiến máu nhân đạo, giải chạy từ thiện.

* Tháng 01/2021 - 05/2023: Công Ty FS Mai Anh (kinh doanh máy nén khí CN và thiết bị lọc nước).

- Công ty riêng của gia đình.

- Chịu trách nhiệm phát triển kênh bán online của thiết bị lọc nước Cleansui.

* Tháng 12/2017 - 12/2020: Công Ty TNHH Hải Li - Health Care Product B.U (nhà phân phối độc quyền thiết bị lọc nước Mitsubishi Chemical Cleansui và cân theo dõi sức khỏe Tanita).

- Chức vụ: Trưởng phòng vận hành (Operation senior manager).

- Báo cáo: Tổng giám đốc (người Nhật).

- Giám sát 5 trưởng nhóm và 13 nhân viên.

* Nhiệm vụ:

- Chịu trách nhiệm cao nhất về hoạt động vận hành hỗ trợ kinh doanh & marketing thông qua việc quản lý 5 nhóm: Dịch vụ kỹ thuật, trợ lý kinh doanh, dịch vụ thay lõi lọc, phần mềm CRM, kho vận và giao hàng.

- Điều phối, giám sát việc triển khai chính sách kinh doanh, đảm bảo tuân thủ chiến lược do ban giám đốc đề ra và hướng theo cam kết doanh số giữa các đội sales với ban giám đốc.

* Trách nhiệm chính:

- Quản lý chăm sóc khách hàng:

+ Điều hành mảng thay lõi lọc và đội dịch vụ CSKH - bảo đảm 100% khách hàng hiện hữu được chăm sóc và hướng dẫn thay lọc đúng hạn.

+ Phối hợp team CRM để xây dựng và hoàn thiện quy trình chăm sóc khách hàng trên CRM.

- Quản lý vận hành kinh doanh:

+ Xây dụng và triển khai chính sách kinh doanh, quy định kinh doanh dựa trên chiến lược đã thống nhất từ ban giám đốc.

+ Rà soát, điều chỉnh, thương lượng các điều khoản trong hợp đồng, phụ lục mua bán của các kênh sales theo định kỳ.

+ Đảm bảo hoạt động kinh doanh theo đúng định hướng, chính sách, kế hoạch mục tiêu và nhân lực của đội (kiểm soát PO, công nợ, tồn kho đại lý...).

+ Quản lý đội dịch vụ kỹ thuật (tại chỗ cũng như nhà thầu phụ) nhằm đảm bảo việc lắp đặt, bảo dưỡng bảo trì đạt chất lượng tốt, đáp ứng hỗ trợ đội sales trong công tác hậu mãi.

+ Quản lý đội kho và giao nhận (tại chỗ và đối tác) nhằm đảm bảo hạn chế sự cố trong quá trình giao nhận hàng giữa công ty và đại lý, khách hàng.

+ Điều tiết trợ lý kinh doanh hỗ trợ tốt nhất cho đơn hàng và công việc admin của các team sales.

- Trợ lý ban giám đốc:

+ Tư vấn ban giám đốc về các vấn đề nhân sự, nguồn nhân lực đáp ứng tình hình kinh doanh và kế hoạch mở rộng.

+ Tư vấn và hỗ trợ các trưởng phòng kinh doanh trong xử lý các vấn đề nhân sự.

+ Giải quyết mâu thuẫn phát sinh, xây dựng và duy trì môi trường văn hóa công ty.

+ Sâu sát với nhân viên và cấp quản lý nhằm duy trì môi trường làm việc thân thiện, tinh thần hợp tác đoàn kết.

+ Lập kế hoạch đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng nhân tài.

+ Hỗ trợ ban giám đốc trong quản lý chi phí marketing.

+ Chịu trách nhiệm quản lý và báo cáo lời lỗ (Profit loss) và chi phí vận hành trước ban giám đốc.

- Liên hệ nhà máy và điều phối đơn đặt hàng từ Nhật (PSI):

+ Duy trì và phát triển quan hệ tốt với phía nhà máy Mitsubishi Nhật.

+ Chuyển các phản hồi thị trường, các nghiên cứu sản phẩm cũng như các yêu cầu phát triển/ cải thiện sản phẩm từ Việt Nam sang Nhà máy Nhật, nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ.

+ Hợp tác chặt chẽ với team sales và kế toán trong việc điều tiết, giám sát hàng nhập kho, lượng bán ra bằng việc quản lý tốt PSI (Product – Sales – Inventory). Nắm được tình hình hàng tồn và kế hoạch xuất hàng để hỗ trợ tất cả hoạt động kinh doanh & marketing.

- Được thăng chức thành: Giám đốc vận hành kinh doanh từ tháng 01/2020.

* Tháng 09/2005 - 11/2017: Công Ty TNHH Hải Li - Bộ phận máy điều hòa không khí (nhà phân phối độc quyền máy điều hòa không khí Mitsubishi Heavy Industries).

- Chức vụ: Trưởng phòng hành chính nhân sự (General affairs manager).

- Báo cáo: Giám đốc điều hành.

- Quản lý 10 nhân viên (2 nhân viên hành chính, 1 IT, 1 nhân viên giao nhận, 2 tài xế, 2 tạp vụ và 2 bảo vệ).

* Nhiệm vụ chính:

- Hành chính:

+ Phụ trách toàn bộ hoạt động hành chính thường ngày của văn phòng HCM (100 nhân viên): đón tiếp khách B2B, B2C tại showroom, lễ tân, quản lý văn thư, công văn đến - đi, con dấu công ty.

+ Chịu trách nhiệm xây dựng, triển khai tất cả quy trình, quy định hành chính, các chính sách và chế độ cho nhân viên công ty.

+ Lên kế hoạch, triển khai và định kỳ báo cáo chi phí hoạt động văn phòng - đảm bảo đúng nội quy, quy trình và quy định của công ty. Định kỳ tiến hành kiểm kê và báo cáo danh mục tài sản, trang thiết bị do phòng quản lý.

+ Chịu trách nhiệm phối hợp, giám sát chi phí và chất lượng hàng hóa phục vụ kinh doanh, vật phẩm in ấn, quà tặng quảng cáo khuyến mại, cũng như tất cả các hoạt động hỗ trợ kinh doanh và marketing.

+ Quản lý và triển khai các hạng mục đầu tư xây dựng cơ bản: xây tòa nhà văn phòng vào 2011, mở rộng cải tạo vào 2016, showroom hàng cao cấp, trung tâm R&D, đảm bảo môi trường làm việc cũng như các showroom luôn hiện đại, gọn gàng và an toàn.

+ Tổ chức các sự kiện, sắp xếp bố trí các hoạt động đối nội và đối ngoại (họp sales - marketing thường niên, seminar, hội nghị khách hàng, tập huấn nhà thầu, đào tạo nội bộ, du lịch cho đại lý, trạm bảo hành, team building & company trip).

- Quản trị nhân sự:

+ Xây dựng các chính sách nền móng: nội quy lao động, chính sách tiền lương, quỹ lương, chính sách khen thưởng, chính sách điều chuyển nhân sự và thôi việc, tư vấn ban giám đốc trước những quyết định nhân sự quan trọng, xây dựng văn hóa doanh nghiệp bền vững, giải quyết tranh chấp nội bộ.

+ Chịu trách nhiệm cho hoạt động tuyển dụng và bổ sung nhân sự theo yêu cầu kinh doanh.

+ Đề xuất chính sách đào tạo, tập huấn cho nhân viên, bồi dưỡng phát triển nhân tài.

+ Tổ chức hoạt động chăm sóc cán bộ công nhân viên (tiệc cuối năm, du lịch, thi đấu thể thao, lễ tết).

- Tư vấn ban giám đốc trong chiến lược và định hướng phát triển nhân tài:

+ Đồng hành của ban giám đốc, xây dựng một mảng kinh doanh mới: đưa thương hiệu lọc nước Mitsubishi Chemical Cleansui về Việt Nam từ 2016 với 3 thành viên ban đầu, phát triển thành 70 nhân viên vào 2020.

+ Xây dựng chính sách nhân sự và kinh doanh cho bộ phận mới.

* Năm 2002 - 2005: Land O’Lakes, Inc. (USA) - Điều phối viên chương trình (triển khai và giám sát thực hiện chương trình viện trợ không hoàn lại “BỮA TRƯA HỌC ĐƯỜNG” từ nguồn quỹ của Bộ Nông Nghiệp Hòa Kỳ tài trợ cho trẻ em vùng khó khăn và lũ lụt của Việt Nam. Chương trình kết thúc vào tháng 8/2005 do nguồn quỹ bị thu hẹp).

- Thiết lập và phối hợp hoạt động với chính quyền địa phương, với các hiệu trường trường cấp 1, 2, 3 nhằm đảm bảo hoạt động tài trợ được diễn ra suôn sẻ, đúng theo quy định của chương trình và quy chế của tài trợ.

- Phụ trách thu thập báo cáo hoạt động tiêu thụ hàng hóa, báo cáo tình hình học sinh thụ hưởng và nhập phần mềm chuyển về Bộ NN Hoa Kỳ theo quy định.

- Phối hợp Trung Tâm Dinh Dưỡng tiến hành giáo dục về vi chất dinh dưỡng, truyền thông về vệ sinh học đường trên vỏ hộp bánh sữa tài trợ nhằm nâng cao ý thức cho học sinh.

- Hỗ trợ một số dự án phụ trong chương trình: xây dụng hơn 700 nhà vệ sinh cho các điểm trường, xây mới 3 ngôi trường...