Công Ty Ngọc Tùng

* Nhân viên văn thư lưu trữ

* Tiếp tân tổng đài:
- Trực tổng đài nội bộ, chào hỏi, tiếp đón, hướng dẫn khách hàng, nhà cung cấp,
đối tác, cơ quan công quyền... đến liên hệ với công ty.
- Tiếp nhận trả lời cuộc gọi từ bên ngoài và nội bộ thông qua tổng đài và chuyển điện thoại hoặc lời nhắn, thông tin chính xác đến người cần nhận theo yêu cầu của người liên hệ.
- Giám sát công tác vệ sinh và phục vụ trực vệ sinh của tạp vụ tại văn phòng công ty.
* Quản lý và lưu trữ văn thư:
- Cho số quyết định, thông báo, công văn đi, giấy ủy quyền, bảng giá và phân
phối mail tới các phòng ban.
- Thực hiện công tác lưu trữ văn thư của công ty: Công văn đi - đến, quyết định,
thông báo, quy chế, quy định...
- Nhận và giao công văn đến - đi (thư trực tiếp, fax...) cho các phòng ban, đơn vị
trong và ngoài công ty. Khi chuyển ghi vào sổ chuyển công văn.
- Hỗ trợ các phòng ban về việc in, photo, chuyển phát nhanh... để phục vụ hoạt
động kinh doanh.
* Nhận thông tin đăng ký phòng họp từ các phòng ban.
- Kiểm soát việc đăng ký, điều phối sử dụng phòng họp tại công ty.
* Thực hiện điều phối xe du lịch tại văn phòng công ty khi các phòng ban trong
công ty phát sinh nhu cầu đi công tác.
- Theo dõi và điều phối xe du lịch khi nhận được lệnh điều xe đi công tác từ các
phòng ban.
* Kiểm soát và thanh toán chi phí hành chính:
- Thực hiện kiểm soát việc sử dụng chi phí hoạt động hành chánh trong công ty.
- Thường xuyên nhắc nhở và đề xuất các giải pháp về việc sử dụng điện nước...
- Chủ động đề xuất với Giám đốc hành chính - nhân sự về các định mức sử dụng đồng phục, văn phòng phẩm, BHLĐ.
- Bồi dưỡng chế độ giữa ca cho công nhân, công cụ dụng cụ cho các phòng ban theo nhu cầu công việc thực tế và có trách nhiệm theo dõi, giám sát, thống kê việc sử dụng của các phòng ban.
* Chấm công - quản lý công nhật tại văn phòng công ty:
- Thực hiện phối hợp với các phòng ban trong công ty thực hiện chấm công hàng ngày trong công ty.
- Thực hiện kiểm tra tuân thủ nội quy kỷ luật tại văn phòng công ty.
- Kiểm soát, thanh toán, chấm cơm ăn trưa của văn phòng công ty.
- Kiểm soát hoạt động của máy móc thuê ngoài.
- Thực hiện chấm công đối với cán bộ - nhân viên khối văn phòng công ty và thực hiện tổng hợp công và chuyển cho nhân viên nhân sự tính lương.
- Thực hiện đôn đốc các nhà máy, chi nhánh, đơn vị trực thuộc... gửi bảng chấm
công và thực hiện kiểm tra, tổng hợp công cho nhân viên nhân sự tính lương.
- Kiểm soát chấm phép năm của cán bộ - nhân viên toàn công ty.
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm:
- Thực hiện công tác khám sức khỏe hàng năm theo quy định: Nhà máy 02 lần/ năm - Văn phòng 01 lần/ năm.
* Khám bệnh nghề nghiệp hàng năm:
- Thực hiện công tác khám bệnh nghề nghiệp hàng năm cho 02 nhà máy theo
quy định.
* Lập và tổng hợp báo cáo:
- Hàng tuần lập báo cáo công việc thực hiện trong tuần cho trưởng bộ phận.
* Phân phối - lưu trữ hồ sơ:
- Khi có phát sinh các đề nghị, đề xuất, văn bản sẽ trình ký, sau khi được duyệt sẽ phân phối qua mail cho các bộ phận liên quan.
- Scan công văn, thông báo và quyết định nội bộ... gửi mail phân phối cho các
phòng/ ban.
- Lưu trữ file cứng bên ngoài theo thủ tục ISO quy định.
* Cập nhật phép năm:
- Nhận thông tin cán bộ - nhân viên vô hợp đồng từ bên C&B, cập nhật số ngày phép năm theo quy định.
* Cập nhật ngày phép bù:
- Khi có phát sinh công tác vào ngày thứ 7, chủ nhật: Cập nhật ngày phép bù theo quy định.
* Đi trễ:
- Theo dõi việc đi trễ của cán bộ - nhân viên trong công ty, lập biên bản nếu vi phạm nội quy công ty đề ra.
- Hỗ trợ công đoàn và các công việc sự vụ khác.

Công Ty Emobi

* Nhân viên lễ tân, hành chính

- Hướng dẫn, tiếp đón khách tới văn phòng.
- Trực tổng đài điện thoại: Nghe, trả lời điện thoại và chuyển đến số máy cần liên lạc.
- Cập nhật số điện thoại nhân viên mới trong danh bạ điện thoại công ty và số line nội bộ.
- Quản lý, sằp xếp lịch đặt phòng họp.
- Theo dõi lịch đặt xe đi công tác của các phòng ban.
- Đón tiếp, bố trí chỗ họp/ làm việc với khách hàng và hướng dẫn khách đến liên hệ công tác với các phòng ban liên quan.
- Quản lý thẻ taxi, đặt grab, đặt taxi khi các phòng ban có nhu cầu.
- Giải đáp thắc mắc, yêu cầu của khách hàng trong phạm vi quyền hạn.
- Nhận và gửi bưu phẩm, thư chuyển phát nhanh.
- Quản lý công văn, văn thư, báo chí đến và đi chính xác và đúng hạn.
- Quản lý con dấu, đóng dấu và trình ký văn bản.
- Đặt nước uống, cây xanh, hoa tươi cho văn phòng.
- Quản lý, cấp phát văn phòng phẩm theo yêu cầu đặt văn phòng phẩm của các phòng ban hàng tháng và cho nhân viên mới vào nhận việc.
- Theo dõi làm đề nghị thanh toán các chi phí hành chính và các chi phi phát sinh khác.
- Quản lý, sắp xếp các file tài liệu, hồ sơ... trên máy tính.
- Scan tài liệu, công văn, giấy tờ và lưu trữ có hệ thống dưới dạng file mềm.

Công Ty Giao Hàng Nhanh

* Nhân viên tổng đài

- Tiếp nhận, tư vấn và thực hiện các yêu cầu về đơn hàng của khách hàng trên hệ thống.
- Kết hợp với bộ phận khác giải quyết khiếu nại, thắc mắc của khách hàng qua điện thoại và email.

Công Ty Tin Học Thành Phát

* Nhân viên văn phòng

- Tiếp nhận và trả lời điện thoại, giải đáp thắc mắc và tư vấn về dịch vụ của công ty cho khách hàng.
- Nhận và giao trả lại sản phẩm cho khách hàng.