Trợ lý tổng giám đốc - PA to managing director

- Sắp xếp và trợ giúp tổng giám đốc trong các công việc hàng ngày.

- Sắp xếp kế hoạch, lên lịch làm việc, lịch họp, lịch tiếp khách và lịch công tác cho ban giám đốc.

- Đón tiếp khách hàng, đặt phòng họp, chuẩn bị phòng họp và phối hợp với nhân viên IT cung cấp các thiết bị phòng họp khi cần thiết.

- Chuẩn bị tài liệu, nắm bắt trước nội dung, công tác hậu cần cho các cuộc họp, ghi và tổng hợp nội dung các cuộc họp có tổng giám đốc tham gia để phục vụ công tác quản lý điều hành.

- Nhận, trả lời và chuyển tiếp các cuộc điên thoại đến và đi của công ty. Nhận và chuyển thư từ, công văn, tài liệu, hồ sơ và các loại giấy tờ khác cho người nhận phòng/ ban có liên quan.

- Triển khai các công việc liên quan đến truyền thông, PR, đối ngoại, quan hệ báo chí.

- Tham mưu, hỗ trợ tổng giám đốc trong việc hoạch định và triển khai các chiến lược mục tiêu, giải pháp và kế hoạch phát triển chung của công ty.

- Tiếp nhận và truyền đạt thông tin từ tổng giám đốc kịp thời, chính xác tới các cá nhân và các đơn vị trong và ngoài công ty.

- Theo dõi, đôn đốc các bộ phận thực hiện các chỉ đạo của tổng giám đốc.

- Tổng hợp các hồ sơ, báo cáo và yêu cầu của các bộ phận trình tổng giám đốc phê duyệt.

- Quản lý hồ sơ tài liệu cho tổng giám đốc, soạn thảo văn bản liên quan đến tổng giám đốc, bảo đảm truy xuất hồ sơ, tài liệu kịp thời, chính xác theo yêu cầu.

- Có khả năng phiên dịch tiếng Hoa. Phiên dịch trong các buổi họp, hội thảo, hay các chuyến viếng thăm bất ngờ của khách hàng. Dịch chính xác những tài liệu từ tiếng Việt sang tiếng Hoa, và ngược lại.

- Thay mặt giải quyết các công việc khi có ủy quyền từ tổng giám đốc.

- Trợ giúp việc thực hiện các công việc khác theo yêu cầu.

- Giới tính: Nữ. Tuổi từ 25 trở lên.

- Trình độ: Tốt nghiệp các ngành học liên quan truyền thông, báo chí, ngoại ngữ hoặc luật.

- Kinh nghiệm: Sinh viên mới ra trường nhanh nhẹn, nhiệt tình, hoạt bát luôn được chào đón (ưu tiên có kinh nghiệm ở vị trí tương đương hoặc đã có hoạt động tham gia các câu lạc bộ, dự án trong trường đại học trong lĩnh vực truyền thông, báo chí, internet).

- Tiếng Hoa lưu loát: Nghe, nói, đọc, viết. Biết thêm một ngoại ngữ là lợi thế.

- Khả năng phân tích, tổng hợp, báo cáo thông tin liên quan công việc phụ trách.

- Kỹ năng giao tiếp: Khả năng giao tiếp, truyền đạt thông tin và giải quyết vấn đề.

- Kỹ năng làm việc độc lập và theo nhóm: Khả năng làm việc độc lập và tổ chức làm việc nhóm tốt. Khả năng xử lý vấn đề và giải quyết tình huống phát sinh tốt.

- Có kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc.

- Kỹ năng soạn thảo công văn, thông báo, báo cáo thuyết trình.

- Thành thạo vi tính văn phòng, thiết kế trình bày slide: Word, excel, powerpoint...

- Sử dụng thành thạo các máy móc, thiết bị văn phòng như điện thoại, máy fax, máy photocopy, máy  scan.

- Chăm chỉ nhiệt tình, trung thực đáng tin cậy. Có tinh thần trách nhiệm cao, chịu được áp lực công việc. Sáng tạo, cẩn thận, kiên trì, quyết đoán.

- Sẵn sàng đi công tác trong và ngoài nước theo yêu cầu công việc.