Nguyên tắc sử dụng điện thoại ở nơi làm việc

Chuyên gia nghề nghiệp Maria nói: "Sử dụng điện thoại là việc cần thiết đối với mỗi nhân viên đặc biệt là với những tổ chức DCR (quan hệ khách hàng trực tiếp) hay các công ty về viễn thông và dịch vụ viễn thông. Tiêu tốn hàng giờ đồng hồ với chiếc điện thoại đã trở thành đặc trưng công việc của họ. Tuy nhiên, có những tổ chức và nhân viên không liên quan mật thiết tới điện thoại vẫn cho nó hoạt động hết công xuất với nhiều mục đích khác nhau. Điều đáng nói là việc nhân viên sử dụng điện thoại như thế nào cho văn mình, lịch sử và vẫn đảm bảo chất lượng công việc thì không phải ai cũng biết, ai cũng quan tâm. Có thể bạn cho rằng đây là vấn đề nhỏ, nhưng mọi việc đều xuất phát từ ý nghĩ chủ quan mà ra. Điều này đã và đang tạo ra một môi trường làm việc lộn xộn, thiếu văn minh và lịch sự”.

Hãy cùng "check” thử danh sách 34 nguyên tắc sử dụng điện thoại chốn công sở. Xem liệu bạn đã chấp hành nó đúng đắn hay đôi khi bạn vô tình để bản thân thoải mái mà "bỏ ngỏ” một trong 34 nguyên tắc sau:

1. Tránh những thuật ngữ không cần thiết cùng lối nói tắt, cắt ngang trong cuộc hội thoại

2. Gọi thẳng tên người gọi trong cuộc trò chuyện (điều này cho thấy bạn thiếu tôn trọng đối tác của mình)

3. Luôn chắc chắn rằng tâm trạng nhận điện thoại của bạn là thoải mái và vui tươi

4. Phát âm rõ ràng

5. Luôn chú ý sử dụng câu nói: " Xin lỗi! Ai ở đầu dây bên kia” hoặc "Xin lỗi! ai đang cầm máy” để bắt đầu cuộc trò chuyện trong trường hợp không biết danh tính người cầm máy.

6. Trước khi yêu cầu đối tác chờ nối máy, hãy chắc chắn là họ đồng ý và không quên gửi lời cám ơn tới họ.

7. Không để điên thoại đổ chuông quá lâu

8. Đừng quên trả lời cuộc gọi hoặc gọi lại cho ai đó khi bạn đã hứa

9. Luôn sử dụng giai điệu chuông dễ chịu, hòa hợp và thân thiện. Tránh những loại nhạc mạnh và gây sốc.

10. Không làm gián đoạn cuộc nói chuyện của người khác.

11. Không tham gia vào cuộc cãi cọ với người gọi ở chốn công sở.

12. Không thể hiện sự không hài lòng, thái độ nói chuyện cục cằn trước mặt đồng nghiệp.

13. Không giải quyết những việc cá nhân tại nơi làm việc (nghĩa là không sử dụng điện thoại công để buôn chuyện, tán ngẫu hay tán tỉnh ái đó).

14. Không trả lời điện thoại khi đang ăn hoặc nhai kẹo cao su.

15. Không đột nhiên ngắt kết nối với người gọi.

16. Không thể hiện sự vội vã, hớt hải khi đang nói chuyện điện thoại (sẽ tốt hơn nếu bạn trả lời điện thoại khi đã hoàn tất công việc).

17. Liên lạc lại với người gọi khi biết có hộp thư thoại.

18. Chỉ trả lời những cuộc gọi quan trọng khi đang họp (nếu có).

19. Tìm thời gian thích hợp để gọi lại cho ai đó khi phát hiện cuộc gọi nhỡ.

20. Không để lại tin nhắn hoặc hộp thư thoại cho một tài khoản đã quá hạn.

21. Không nói chuyện quá to ở chốn công cộng, bệnh viên hoặc công ty.

22. Nếu có thể, hãy cung cấp cho khách hàng một số điện thoại chung, hay sử dụng tránh tình trạng khách hàng khó khăn trong việc liên lạc.

23. Không gọi điện cho khách hàng trong khung giờ "cấm”: trước 8:00 AM và sau 9:00 PM, trừ khi họ cho phép bạn làm như vậy.

24. (Đối với những nhân viên viên thông) Luôn treo điện thoại và tai nghe lên đúng vị trí, nhẹ nhàng và có ý thức bảo quản.

25. Khi nhận được cuộc gọi, quay lưng lại với máy tính, bàn làm việc và dừng lại những công việc đang dở để những tác động đó không ảnh hưởng đến tâm lý nhận điện thoại của bạn.

26. Luôn để sẵn giấy và bút bên cạnh (đề phòng trường hợp cần dùng), tránh tình trạng tìm kiếm, lục lọi và bắt người gọi chờ quá lâu.

27. Luôn mỉm cười khi nói chuyện (có thể họ sẽ không nhìn thấy nụ cười của bạn, nhưng họ có thể nghe thấy nụ cười trong giọng nói của bạn).

28. Không trả lời nhiều cuộc điện cùng lúc.

29. Điều chỉnh âm lượng và tốc độ nói một cách hợp lý. Tránh tình trạng bạn gọi điện mà đồng nghiệp có thể nghe thấy hết cuộc nói chuyện giữa bạn và khách hàng.

30. Luôn trả lời một cách nhiệt tình và tôn trọng.

31. Nếu có vấn đề gì xảy ra, hãy nhớ sử dụng các cụm từ: thông cảm, vui lòng, xin lỗi. bỏ qua…

32. Luôn cám ơn khách hàng sau mỗi lần kết thúc cuộc gọi.

33. Không vừa gọi điện thoại vừa uống nước hoặc không để những âm thanh trong cổ họng.

34. Không chen ngang vào câu chuyện của người gọi. Để họ nói hết mới có quyền lên tiếng.