5 thói quen giao tiếp online nên từ bỏ ở công sở

Bạn có biết, viết email quá dài dòng hay dùng biểu tượng cảm xúc khi giao tiếp online là hai trong số những thói quen được "báo động đỏ" trong môi trường công sở.

Bước chân vào môi trường công sở là một bước ngoặt trong cuộc đời của các bạn sinh viên mới ra trường. Từ đây, bạn sẽ có những mối quan hệ mới, những kinh nghiệm mới, nguồn thu nhập ổn định hơn.
 

Thế nhưng, có phải bạn vẫn còn quen với những cách giao tiếp online "nhí nhố" của thời sinh viên? Những cách giao tiếp online này không còn phù hợp với môi trường công sở chuyên nghiệp, hãy thay đổi ngay khi bạn đi làm.

Chat/gọi đồng nghiệp khi họ để dòng trạng thái "đừng làm phiền" (do not disturb) hoặc "đang bận" (unavailable)

Nhiều công ty có chương trình chat nội bộ giúp nhân viên dễ dàng trao đổi và làm việc với nhau. Thế nhưng việc chat thả ga với đồng nghiệp hay cấp trên trong khi họ đang tập trung làm việc là một điều không nên. Nếu họ online trước hay sau thời gian làm việc, có nghĩa là họ đang cố làm thêm giờ để hoàn thành công việc, hoặc nếu dòng trạng thái của họ là "đừng làm phiền" (do not disturb) hay "đang bận" (unavailable) nghĩa là họ đang họp hay họ đang cần tập trung. Việc chat với họ một việc không quan trọng hay công việc không gấp là một hành động cực kỳ thiếu chuyên nghiệp.

Hướng giải quyết: Nếu có việc cần họ hỗ trợ, hãy gửi email.

Gửi những email quá dài dòng

Viết email ngắn gọn, súc tích là cách hay giúp bạn tăng sự tín nhiệm, uy tín của bản thân. Những email dài lê thê, kể lể quá chi tiết sẽ khiến bạn rất thiếu kinh nghiệm trong giao tiếp công sở. Đừng quá dài dòng khi ra quyết định, những câu trả lời "Không", "Tôi đồng ý" là đủ để mọi người biết ý kiến hay quyết định của bạn. Nếu đồng nghiệp muốn biết lý do, họ sẽ giải thích rõ trong email.

Hướng giải quyết: Nếu bạn không thể diễn đạt hết ý của mình trong vòng 3 đến 4 câu, hãy trả lời email rằng chúng ta cần bàn luận hay trao đổi thêm.

Dùng biểu tượng cảm xúc trong email

Bạn đang lo lắng hay thắc mắc vấn đề nào đó, bạn muốn sếp của bạn hiểu những cảm xúc của bạn lúc này, thế là bạn gửi những email có những icon cảm xúc.

Đó là cách bạn truyền tải đến người khác rằng bạn đang trong tình huống khẩn cấp, khó khăn. Bạn ơi, hãy ngưng việc gửi những nội dung email này lại ngay!

Hướng giải quyết: Đợi đến cuộc họp với sếp và trao đổi những khó khăn vướng mắt của bạn để sếp có thể giúp đỡ mình.

Kể lể mọi thứ trên mạng xã hội

Đêm qua bạn vừa cùng bạn gái trong quán bar? Bạn bệnh cảm nặng và không thể lết xuống giường được? Có hàng tá chuyện bạn có thể chia sẻ trên Facebook và Instagram của mình khi bạn còn là sinh viên, nhưng bây giờ thì khác. Hãy suy nghĩ chín chắn hơn và phân biệt việc nào có thể đăng được, chuyện nào không nên. Bạn có muốn sếp của mình biết rõ mồn một cuộc sống cá nhân của mình? Dù rằng đánh giá công việc dựa trên thái độ và thành tích của bạn tại công sở, thế nhưng những hoạt động, suy nghĩ của bạn trên mạng xã hội cũng ảnh hưởng phần nào đến cách nhìn của sếp về bạn.

Hướng giải quyết: Cài đặt chế độ riêng tư cho Facebook và các tài khoản xã hội của bạn, với một số dòng trạng thái, bạn có thể điều chỉnh chỉ một số đối tượng nhất định có thể xem được. Hoặc bạn hãy tạo hai tài khoản riêng biệt, một cho bạn bè, một cho đồng nghiệp.

Thường xuyên dùng ngôn ngữ chat, emo và hình ảnh trong các giao tiếp công sở

Việc dùng ngôn ngữ chat như "chài ai”, "mèng ơi”, "chắc chớt”, "sax”, "ac” hoặc các từ thể hiện cảm xúc như "hihi”, "kaka”… khi chat hoặc email công việc với đồng nghiệp sẽ khiến mọi người nghĩ bạn trẻ con, chưa đủ chín chắn. Tương tự, việc dùng ngôn ngữ nói như "coz”, "l8r” hoặc "dat” trong email hay bài thuyết trình thể hiện bạn không hề chuyên nghiệp.

Đương nhiên không phải bạn nhất định không được dùng biểu tượng cảm xúc, một biểu tượng "thumbs up” (ngón cái) hay mặt cười có thể được xem như một lời xác nhận nhanh. Thế nhưng việc dùng biểu tượng cảm xúc liên tục mọi lúc mọi nơi sẽ là một "báo động đỏ” chứng tỏ bạn vẫn còn rất "trẻ trâu”.

Hướng giải quyết: Dùng ngôn ngữ ngắn gọn, súc tích và chuyên nghiệp. Điều này sẽ khiến mọi người thấy bạn trưởng thành và không còn để ý đến sự thiếu kinh nghiệm của bạn.