Nguyễn Thị Thanh Thúy

Công Ty Cổ Phần Tư vấn Thuế Việt Nam

* Chuyên viên hành chính nhân sự

- Lĩnh vực: Tư vấn thuế, tài chính.
- Quy mô: Dưới 100 nhân sự.
- Hiện công ty đã giải thể.
* Quản lý con dấu và quản lý thông tin, dữ liệu tổng hợp:
- Quản lý việc sử dụng con dấu của công ty.
- Quản lý hồ sơ giấy tờ pháp lý của công ty (giấy phép kinh doanh, giấy phép hành nghề, hồ sơ đăng ký thuế...).
- Tiếp nhận công văn đến, công văn đi, các đơn thư, giấy tờ đề nghị; giải quyết các văn bản trong phạm vi quyền hạn và lưu trữ các văn bản này vào kho dữ liệu.
- Theo dõi, quản lý các văn bản liên quan đến dịch vụ khách hàng (báo cáo kiểm toán, báo cáo thuế, thư giải trình, công văn...).
- Quản lý cơ sở dữ liệu của nội bộ doanh nghiệp và của khách hàng.
- Lưu giữ hồ sơ lao động.
* Quản lý và tổ chức vận hành các hạng mục liên quan đến tài sản, thiết bị chung của doanh nghiệp:
- Theo dõi, bàn giao, nhận bàn giao các thiết bị, máy móc đến các bộ phận hoặc nhân sự liên quan (laptop, điện thoại, sim card, máy in...).
- Thực hiện theo dõi lịch bảo trì, bảo dưỡng, đổi mới máy móc, thiết bị.
- Phân bổ, kiểm soát văn phòng phẩm, vật tư cho các phòng ban.
- Theo dõi công tác vệ sinh, trang trí phòng ốc... đảm bảo hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
* Hỗ trợ công tác lễ tân, tổ chức sự kiện:
- Gửi thư mời, đặt phòng hội nghị, công tác hậu cần, ghi chép nội dung hội nghị, nội dung diễn thuyết...
- Tiếp đón đối tác, khách hàng đến công ty.
- Tiếp nhận một số giao dịch bằng hình thức trao đổi bằng điện thoại hoặc trực tiếp.
- Tham gia hỗ trợ các sự kiện của công ty (nếu có), các sự kiện nội bộ để phát triển văn hóa doanh nghiệp (team- building, du lịch thường niên, tiệc tất niên...).
* Quản lý chi phí hành chính:
- Theo dõi thu chi tiền mặt của công ty.
- Thu thập, kiểm tra các hóa đơn chi phí hàng tháng.
- Theo dõi, tổng hợp thống kê và thanh toán đúng hạn chi phí điện thoại, taxi, chuyển phát nhanh, văn phòng phẩm, mực in, điện nước, internet, các dịch vụ thuê ngoài, chi phí tiếp khách.
- Kiểm tra đối chiếu các phiếu đề nghị thanh toán chi phí từ các phòng ban.
* Trợ lý cho ban giám đốc:
- Đặt vé máy bay, khách sạn cho ban giám đốc đi công tác.
- Dịch thuật tài liệu khi có yêu cầu.
- Soạn thảo hợp đồng, văn bản, tài liệu và công văn theo yêu cầu.
- Tham dự ghi chép biên bản cuộc họp.
- Lập báo cáo nội bộ cho các giám đốc phòng ban.

Công Ty TNHH Kế Toán Kiểm Toán Tư Vấn Việt Nam

* Chuyên viên hành chính nhân sự

- Lĩnh vực: Dịch vụ.
- Quy mô: Dưới 100 nhân sự.
* Quản trị hành chính:
- Dịch thuật tài liệu khi có yêu cầu (thư chào hàng, hợp đồng, báo cáo, công văn, điểm tin...).
- Thực hiện thủ tục xin cấp giấy phép lao động và thẻ tạm trú cho lao động người nước ngoài.
- Thực hiện thủ tục với Sở kế hoạch và đầu tư cập nhật thay đổi trên giấy phép kinh doanh của công ty (như thay đổi địa chỉ, bổ sung ngành nghề kinh doanh...).
- Soạn thảo các văn bản hành chính (thư chào hàng, hợp đồng, thanh lý hợp đồng, công văn quyết định nội bộ, biên bản hội nghị...).
- Quản lý con dấu công ty và dữ liệu nội bộ, giấy tờ hồ sơ pháp lý.
- Quản lý và tổ chức vận hành các hạng mục liên quan đến trang thiết bị máy móc, văn phòng phẩm, an toàn phòng cháy chữa cháy, môi trường.
- Quản lý giờ giấc, chất lượng công việc của IT, đội lái xe, bảo vệ và dịch vụ vệ sinh.
- Quản lý nội dung hình ảnh website và email công ty.
- Theo dõi chi phí văn phòng: thanh toán, cập nhật lịch bảo trì bảo dưỡng gia hạn/ ký mới (cước điện thoại, taxi, chuyển phát nhanh, văn phòng phẩm, mực in, điện nước, internet, tên miền, các dịch vụ thuê ngoài, chi phí tiếp khách...).
- Lập các báo cáo nội bộ định kỳ về kiểm soát chi phí và chăm sóc khách hàng.
- Tổ chức và phục vụ hậu cần cho các sự kiện hội họp, hội thảo, liên hoan, tiếp khách, công tác.
- Tiếp phái đoàn thanh kiểm tra khi phát sinh (kiểm tra công tác an toàn phòng cháy chữa cháy, thanh tra bảo hiểm, thanh tra lao động, thanh tra thuế...).
* Công tác nhân sự:
- Chấm công, tổng hợp ngày công, ngày phép, đi muộn về sớm, phối hợp cùng bộ phận kế toán tính lương hàng tháng và quyết toán thuế thu nhập cá nhân cuối năm.
- Thực hiện các nghiệp vụ bảo hiểm xã hội khi phát sinh (báo tăng giảm lao động, thủ tục ốm đau, thai sản, chốt sổ... thực hiện trên phần mềm TS24; quy mô < 100 lao động).
- Đăng ký mã số thuế thu nhập cá nhân, kê khai giảm trừ gia cảnh cho người lao động.
- Tuyển dụng nhân sự bao gồm đề xuất kế hoạch, đăng tuyển (thông qua các kênh chuyên đăng tuyển dụng uy tín, fanpage các trường đại học, hội chợ việc làm, báo giấy, các hội nhóm mạng xã hội).
- Sàng lọc hồ sơ, hẹn lịch phỏng vấn.
- Tham gia sơ vấn, đánh giá ứng viên, thông báo kết quả phỏng vấn (các vị trí từng tuyển dụng: giám đốc nghiệp vụ, trưởng phòng kiểm toán, trợ lý kế toán kiểm toán, chuyên viên thuế, lao động phổ thông, bảo vệ, tạp vụ).
- Quản lý, lưu trữ, cập nhật hồ sơ nhân sự.
- Lập các văn bản quyết định điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm.
- Thực hiện các thủ tục tiếp nhận nhân sự mới: phổ biến văn hóa doanh nghiệp, nội quy.

Công Ty TNHH Kế Toán Kiểm Toán Tư Vấn Việt Nam

* Trưởng nhóm hành chính nhân sự - chi nhánh TP.HCM

- Tổ chức và giám sát việc thực hiện công tác quản lý hành chính của phòng hành chính nhân sự trực thuộc chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh.
- Tham mưu xây dựng, điều chỉnh cơ cấu tổ chức phù hợp với định hướng hoạt động của công ty.
- Xây dựng và giám sát việc thực hiện công tác văn thư lưu trữ; thiết lập cơ chế điều hành, báo cáo, phản hồi thông tin giữa các cấp quản lý, thủ tục biểu mẫu phục vụ quản lý, điều hành nội bộ.
- Tổ chức quản lý và xây dựng định mức sử dụng tài sản, trang thiết bị của công ty.
- Quản lý toàn bộ các hoạt động trong lĩnh vực về an ninh trật tự, an toàn lao động và an toàn phòng cháy chữa cháy.
- Tham vấn, xây dựng và thực hiện quy chế lương thưởng, phúc lợi, hệ thống thang bảng lương.
- Tổ chức và quản lý việc thực hiện công tác bảo hiểm xã hội.
- Tổ chức và quản lý việc chấm công, tính lương thưởng.
- Tham vấn, xây dựng và thực hiện các chương trình tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.
- Xây dựng hoàn thiện hệ thống đánh giá hiệu quả công việc.
- Tham gia các tổ chức hoạt động chăm lo đời sống tinh thần cho người lao động.
- Xây dựng văn hóa gắn kết đội ngũ và truyền thông nội bộ.
- Đối nội, đối ngoại, tạo quan hệ tốt với các cơ quan chức năng, chính quyền trong công tác hành chính nhân sự, pháp lý và các lĩnh vực khác có liên quan.

Công Ty TNHH Dịch Vụ Việt Trade

* Trưởng nhóm hành chính nhân sự

- Lĩnh vực: Dịch vụ xuất nhập khẩu.
- Quy mô: Dưới 100 nhân sự.
- Quản lý phân công giám sát công việc của cán bộ nhân viên trong bộ phận hành chính nhân sự và chịu trách nhiệm về tiến độ, hiệu quả, chất lượng công việc của phòng hành chính nhân sự.
- Điều hành và quản lý công tác hành chính nhân sự.
- Quản lý IT, đội xe, bảo vệ, nhân viên dịch vụ vệ sinh.
- Xây dựng các quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài sản, trang thiết bị của công ty.
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát việc thực hiện về an ninh trật tư, an toàn lao động và an toàn phòng cháy chữa cháy.
- Xây dựng nội quy lao động, hệ thống quy chế, quy trình, quy định và giám sát việc tuân thủ các quy định đó.
- Tham mưu cho Ban giám đốc về cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của công ty.
- Xây dựng quy chế lương thưởng, phúc lợi, chính sách đãi ngộ.
- Lập kế hoạch tuyển dụng, phát triển nguồn nhân lực.
- Kết hợp với các trưởng bộ phận xây dựng bộ tiêu chí đánh giá nhân sự, đào tạo nghiệp vụ và các chương trình phát triển nghề nghiệp cho nhân viên công ty.
- Phối hợp với phòng tài chính kế toán để hạch toán lương, thưởng, bảo hiểm cho nhân viên.
- Đảm bảo các thủ tục về lương thưởng, bảo hiểm, phúc lợi theo đúng quy định của pháp luật và quy chế của công ty.
- Quản lý tài chính, thu chi, công nợ khách hàng và công nợ nhà cung cấp.
- Quản lý công tác đối nội, đối ngoại, làm việc với các cơ quan ban ngành liên quan khi phát sinh.