Phạm Trường Giang

* Mục tiêu ngắn hạn:

- Xây dựng và đào tạo các chuyên viên vận hành và tuân thủ quy trình.

- Tìm hiểu và xây dựng quy trình cho từng loại hình hoạt động với từng thời điểm nhất định.

- Xây dựng chức trách nhiệm vụ và phân công công việc với nhân viên.

- Theo dõi bám lắm đốc thúc nhân viên khi nhận phân công công việc.

* Mục tiêu dài hạn:

- Xây dựng data nhà cung cấp cho nhiều loại hình để phục vụ cho nhiều yêu cầu sản xuất của từng thời điểm.

- Quản lý xây dựng đội ngũ chuyên sâu và đa nhiệm trong công việc.

- Xây dựng văn hóa làm việc trong phòng ban, công ty và với đối tác.

- Xây dựng các quy trình quản lý đảm bảo tốt hơn với từng thời điểm hoặt động của mỗi doanh nghiệp.

* Mục tiêu bản thân:

- Luôn làm tốt nhất công việc được giao, điều hành quản lý công việc và lãnh đạo phòng đảm bảo tốt các công việc được BOD giao.

- Luôn cầu tiến và thử sức cho nhiều mảng khác phần hành khác.

* Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Đầu Tư Xây Dựng Á Đông HPP - Trưởng phòng thương mại.

* Mảng thu mua + quản lý kho:

- Tham mưu cho ban giám đốc trong công tác hoạch định kế hoạch mua hàng và cung ứng vật lực phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.

- Điều hành, quản lý nhân viên phòng mua và cung ứng, để thực hiện công tác chuyên môn.

- Xem xét, đề xuất và thực hiện các yêu cầu mua hàng hóa hay dịch vụ đáp ứng cho hoạt động sản xuất kinh doanh trên cơ sở ban giám đốc đã phê duyệt một cách nhanh chóng, chủ động và hiệu quả.

- Quản lý các nhà cung ứng theo quy trình của công ty theo các chỉ tiêu: năng lực, sản phẩm, thời gian giao hàng, dịch vụ hậu mãi, phương pháp thanh toán, tiềm năng phát triển.

- Kiểm tra chất lượng và tiến độ cung ứng của toàn bộ vật lực đầu vào phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh toàn công ty.

- Soạn thảo các hợp đồng kinh tế ký kết với các nhà cung ứng.

- Thực hiện chế độ báo cáo đầy đủ và kịp thời theo qui định của công ty. Định kỳ hàng tuần báo cáo tình hình hoạt động của phòng cho ban giám đốc.

- Tìm kiếm nhà cung cấp, tìm kiếm nguồn hàng, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán và ký hợp đồng cung ứng, hợp đồng mua bán.

- Thực hiện và giám sát việc mua hàng, các thủ tục nhập hàng, chứng từ theo quy định.

- Chịu trách nhiệm về số lượng và chất lượng vật tư, hàng hóa mua vào.

- Xây dựng môi trường cung ứng lành mạnh, năng động, trách nhiệm và hiệu quả. Bảo đảm cung ứng đúng số lượng, chất lượng, thời hạn, có tính đến tiết kiệm chi phí để thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh.

- Đảm bảo yêu cầu bảo mật thông tin kinh tế - tài chính.

- Xây dựng kế hoạch về nguồn lực hoạt động cho bộ phận trực tiếp quản lý bao gồm kho hàng, giao nhận, xử lý hàng hóa... về các nội dung: nhân lực, trang thiết bị, công cụ dụng cụ, hệ thống kho, hệ thống phương tiện.

- Quản lý, điều hành bộ phận Kho vận thực hiện chức năng, nhiệm vụ: Bảo quản hàng hóa, vật tư, thiết bị và quản lý xuất, nhập hàng hóa tại địa bàn kho được phân công.

- Tổ chức việc thực hiện bốc xếp hàng hoá, giám sát việc sắp xếp kho đảm bảo theo đúng quy định sắp xếp, bảo quản. Trực tiếp hoặc hướng dẫn việc bốc xếp hàng theo yêu cầu xuất - nhập.

- Trực tiếp kiểm đếm hàng, ghi phiếu nhập - xuất kho, lưu thông tin vào phần mềm quản lý.

- Quản lý và giám sát vận chuyển, giao hàng.

- Phối hợp kế toán, kế toán kho đối chiếu các số liệu phát sinh hàng ngày.

- Kiểm kê định kỳ gửi báo cáo, theo dõi nhập xuất tồn hàng ngày.

- Giám sát đội ngũ nhân viên kho, nhân viên giao hàng tuân thủ quy trình làm việc.

- Quản lý vật tư hàng hoá trong kho và trên đường vận chuyển đảm bảo về chất lượng, số lượng, đúng quy cách và hợp chuẩn.

- Lập thẻ kho và quản lý chứng từ.

- Quản lý vật tư cấp phát, thường xuyên kiểm tra tình trạng chất lượng vật tư trong kho.

- Thực hiện việc lập sơ đồ kho để sắp xếp hàng hóa và cập nhật sơ đồ khi có hàng hóa phát sinh.

- Đảm bảo hàng hóa được xếp đúng vị trí, không bị đổ - vỡ...

- Tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về phòng cháy chữa cháy trong kho.

- Không cho người không có phận sự đi vào kho.

- Làm các báo cáo công việc theo quy định của tập đoàn.

- Thực hiện các công việc theo sự phân công của tổng giám đốc.

- Đôn đốc nhân viên kiểm kê định kỳ gửi báo cáo, theo dõi nhập xuất tồn hàng ngày.

- Xuất kho theo đúng yêu cầu của sử dụng vật tư công trình.

* Mảng thương mại:

- Xây dựng kế hoạch chiến lược dài hạn của phòng ban và chiến lược kinh doanh của sản phẩm.

- Đàm phán với nhà cung cấp và người mua đảm bảo tối ưu hóa lợi nhuận.

- Quản lý hoạt động bán hàng của phòng kinh doanh.

- Kiểm soát chấp hành ngân sách.

- Phát triển và thực hiện chính sách tiếp thị.

- Phát triển các biện pháp để giảm chi tiêu.

- Xây dựng tập khách hàng và phân loại khách hàng giảm thiểu rủi ro do yếu tố khách quan của thị trường và của đối tác.

- Xây dựng đội nhóm kinh doanh và triển khai công việc để đảm bảo vận hành cho phòng kinh doanh.

- Quản lý chiết khấu, giá thành chào bán đảm bảo lợi nhuận và có tính cạnh tranh cao trên thị trường.

* Tháng 02/2020 - 08/2021: Công Ty Cổ Phần Kỹ Thuật Bình Sơn - Trưởng phòng vật tư.

- Phối hợp với phòng Tender chạy giá các dự án đấu thầu.

- Đề xuất, mua vật tư phục vụ công tác thi công xây lắp kịp thời theo tiến độ. Đảm bảo chất lượng vật tư theo hồ sơ thiết kế do ban điều hành thi công đề nghị được tổng giám đốc phê duyệt.

- Khi đề nghị mua vật tư của các đơn vị đã được Tổng giám đốc phê duyệt, phòng vật tư phải triển khai ngay việc cung cấp không chậm hơn 02 ngày làm việc phải có vật tư. Hoặc khi không được Tổng giám đốc giải quyết cũng phải có thông tin phản hồi trở lại ngay để các đơn vị có nhu cầu mua vật tư nắm được tìm các biện pháp giải quyết.

- Đề xuất, mua sắm các thiết bị phụ tùng thay thế các loại xe cơ giới trong toàn công ty.

- Đảm bảo nguyên tắc về chứng từ khi mua vật tư theo quy định của công ty: có biên bản giao, nhận các vật tư, thiết bị cho các bộ phận sử dụng. Thành phần giao nhận vật tư có: Cán bộ kỹ thuật giám sát của phòng kỹ thuật, cán bộ vật tư và đại diện bên sử dụng. Biên bản làm căn cứ quyết toán vật tư theo định mức với bên sử dụng.

- Chịu trách nhiệm kiểm tra, theo dõi, đôn đốc và tham mưu giúp Tổng giám đốc về lĩnh vực quản lý, sử dụng phương tiện, máy móc, thiết bị, vật tư trong toàn công ty. Kiểm tra hàng và hao hụt vận chuyển để đánh giá.

- Quản lý toàn bộ vật tư, hàng hoá luân chuyển qua công ty, thực hiện quy trình xuất nhập vật tư. Mở sổ sách, theo dõi, ghi chép, đảm bảo tính chính xác, hàng tuần tập hợp, cập nhật, phân loại, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ nhập xuất vật tư, hàng hoá cùng các hồ sơ đi kèm. Quản lý điều động nhân viên theo từng công trình.

- Chủ trì trong việc lập kế hoạch vật tư, thiết bị phục vụ công tác vận hành và bảo trì trong toàn công ty.

- Kiểm tra, giám sát quản ký các đơn vị sử dụng các loại vật tư, thiết bị nêu trên để có biện pháp thu hồi khi sử dụng không đúng mục đích, gây lãng phí, thất thoát.

- Hàng tháng kiểm kê, đối chiếu số liệu tồn kho với thủ kho, bộ phận sản xuất và các bộ phận có liên quan.

- Kiểm tra việc mua bán, tình hình dự trữ vật tư, công cụ dụng cụ, giá vật tư theo giá thị trường, đề xuất xử lý số liệu vật tư chênh lệch, thừa thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất và các nguyên liệu, vật tư có số lượng lớn bị tồn kho lâu ngày, ngăn ngừa sử dụng vật tư, công cụ dụng cụ sai quy định của công ty.

- Chịu trách nhiệm kiểm tra xét duyệt thanh toán với các nhà thầu, đội thông qua các bước tiến hành thanh toán theo quy trình công ty.

- Lập kế hoạch thanh toán trong tháng, quý để trình giám đốc và tư vấn tham mưu các khoản thanh toán cho ban giám đốc dựa trên nguồn tiền có.

- Chịu trách nhiệm trực tiếp trước lãnh đạo cấp trên về các quá trình thanh toán với các nhà thầu, nhà cung cấp.

- Kiểm tra, giám sát, quản lý công tác thanh toán theo đúng trình tự của công ty.

* Tháng 09/2016 - 12/2019: Công Ty TNHH MTV Thương Mại Dịch Vụ Xây Dựng Bảo Long Gia - Trưởng phòng vật tư.

- Đề xuất, mua vật tư phục vụ công tác thi công xây lắp kịp thời theo tiến độ. Đảm bảo chất lượng vật tư theo hồ sơ thiết kế do ban điều hành thi công đề nghị được Tổng giám đốc phê duyệt.

- Khi đề nghị mua vật tư của các đơn vị đã được Tổng giám đốc phê duyệt, phòng vật tư phải triển khai ngay việc cung cấp không chậm hơn 02 ngày làm việc phải có vật tư. Hoặc khi không được Tổng giám đốc giải quyết cũng phải có thông tin phản hồi trở lại ngay để các đơn vị có nhu cầu mua vật tư nắm được tìm các biện pháp giải quyết.

- Đề xuất, mua sắm các thiết bị phụ tùng thay thế các loại xe cơ giới trong toàn công ty.

- Đảm bảo nguyên tắc về chứng từ khi mua vật tư theo quy định của công ty: có biên bản giao, nhận các vật tư, thiết bị cho các bộ phận sử dụng. Thành phần giao nhận vật tư có: Cán bộ kỹ thuật giám sát của Phòng kỹ thuật, cán bộ vật tư và đại diện bên sử dụng. Biên bản làm căn cứ quyết toán vật tư theo định mức với bên sử dụng.

- Chịu trách nhiệm kiểm tra, theo dõi, đôn đốc và tham mưu giúp Tổng giám đốc về lĩnh vực quản lý, sử dụng phương tiện, máy móc, thiết bị, vật tư trong toàn công ty. Kiểm tra hàng và hao hụt vận chuyển để đánh giá.

- Quản lý toàn bộ vật tư, hàng hoá luân chuyển qua công ty, thực hiện quy trình xuất nhập vật tư. Mở sổ sách, theo dõi, ghi chép, đảm bảo tính chính xác, hàng tuần tập hợp, cập nhật, phân loại, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ nhập xuất vật tư, hàng hoá cùng các hồ sơ đi kèm. Quản lý điều động nhân viên theo từng công trình.

- Chủ trì trong việc lập kế hoạch vật tư, thiết bị phục vụ công tác vận hành và bảo trì trong toàn công ty.

- Kiểm tra, giám sát quản ký các đơn vị sử dụng các loại vật tư, thiết bị nêu trên để có biện pháp thu hồi khi sử dụng không đúng mục đích, gây lãng phí, thất thoát.

- Hàng tháng kiểm kê, đối chiếu số liệu tồn kho với thủ kho, bộ phận sản xuất và các bộ phận có liên quan.

- Kiểm tra việc mua bán, tình hình dự trữ vật tư, công cụ dụng cụ, giá vật tư theo giá thị trường, đề xuất xử lý số liệu vật tư chênh lệch, thừa thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất và các nguyên liệu, vật tư có số lượng lớn bị tồn kho lâu ngày, ngăn ngừa sử dụng vật tư, công cụ dụng cụ sai quy định của công ty.

- Chịu trách nhiệm kiểm tra xét duyệt thanh toán với các nhà thầu, đội thông qua các bước tiến hành thanh toán theo quy trình công ty.

- Lập kế hoạch thanh toán trong tháng, quý để trình giám đốc và tư vấn tham mưu các khoản thanh toán cho ban Giám đốc dựa trên nguồn tiền có.

- Chịu trách nhiệm trực tiếp trước lãnh đạo cấp trên về các quá trình thanh toán với các nhà thầu, nhà cung cấp.

- Kiểm tra, giám sát, quản lý công tác thanh toán theo đúng trình tự của công ty.

* Tháng 10/2013 - 07/2016: Công Ty CP Đầu Tư Và Xây Dựng Số 17 Thăng Long - Phó phòng vật tư.

- Bám sát vào bảng bóc tách chi phí để theo dõi việc đưa chi phí nguyên vật liệu vào có theo định mức quy định.

- Chịu trách nhiệm kiểm tra, theo dõi, đôn đốc và tham mưu giúp Tổng giám đốc về lĩnh vực quản lý, sử dụng phương tiện, máy móc, thiết bị, vật tư trong toàn công ty. Kiểm tra hàng và hao hụt vận chuyển để đánh giá.

- Quản lý toàn bộ vật tư, hàng hoá luân chuyển qua công ty, thực hiện quy trình xuất nhập vật tư. Mở sổ sách, theo dõi, ghi chép, đảm bảo tính chính xác, hàng tuần tập hợp, cập nhật, phân loại, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ nhập xuất vật tư, hàng hoá cùng các hồ sơ đi kèm. Quản lý điều động nhân viên theo từng công trình.

- Chủ trì trong việc lập kế hoạch vật tư, thiết bị phục vụ công tác vận hành và bảo trì trong toàn công ty.

- Kiểm tra, giám sát quản lý các đơn vị sử dụng các loại vật tư, thiết bị nêu trên để có biện pháp thu hồi khi sử dụng không đúng mục đích, gây lãng phí, thất thoát.

- Kiểm tra việc mua bán, tình hình dự trữ vật tư, công cụ dụng cụ, giá vật tư theo giá thị trường, đề xuất xử lý số liệu vật tư chênh lệch, thừa thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất và các nguyên liệu, vật tư có số lượng lớn bị tồn kho lâu ngày, ngăn ngừa sử dụng vật tư, công cụ dụng cụ sai quy định của công ty.

- Đảm bảo nguyên tắc về chứng từ khi mua vật tư theo quy định của công ty: có biên bản giao, nhận các vật tư, thiết bị cho các bộ phận sử dụng. Thành phần giao nhận vật tư có: Cán bộ kỹ thuật giám sát của Phòng kỹ thuật, cán bộ vật tư và đại diện bên sử dụng. Biên bản làm căn cứ quyết toán vật tư theo định mức với bên sử dụng.

- Sắp xếp phân bổ công việc cho các nhân viên trong phòng và đánh giá bằng những công việc được giao hàng tuần, tháng...

- Phối hợp cùng với các phòng ban thực hiện công việc và đáp ứng nhu cầu thực tế của công trường dự án.

* Tháng 10/2011 - 08/2013: Công Ty CP Bánh Kẹo Kinh Đô - Trưởng ban kho vận.

- Quản lý toàn bộ ban kho và tất cả các nhân sự được biên chế cho ban kho và nhân sự hỗ trợ (nếu có).

- Quản lý, điều hành bộ phận Kho vận thực hiện chức năng, nhiệm vụ: Bảo quản hàng hóa, vật tư, thiết bị và quản lý xuất, nhập hàng hóa tại địa bàn kho được phân công.

- Tổ chức việc thực hiện bốc xếp hàng hoá, giám sát việc sắp xếp kho đảm bảo theo đúng quy định sắp xếp, bảo quản.

- Quản lý và giám sát vận chuyển, giao hàng.

- Giám sát đội ngũ nhân viên kho, nhân viên giao hàng tuân thủ quy trình làm việc.

- Quản lý vật tư hàng hoá trong kho và trên đường vận chuyển đảm bảo về chất lượng, số lượng, đúng quy cách và hợp chuẩn.

- Kiểm soát giờ tăng ca của ban kho hàng. Đảm bảo hoạt động kho hàng hiệu quả.

- Đảm bảo an toàn lao động và hàng hóa trong kho.

- Làm việc với khách hàng các vấn đề liên quan đến kho hàng.

- Triển khai các hoạt động 5S trong phạm vi công việc được giao.

- Báo cáo cho Trưởng phòng cũng như ban Giám đốc khi có yêu cầu.

- Đào tạo công việc và triển khai công việc cho nhân viên trong bộ phận.

- Làm việc với tất cả các bộ phận liên quan nhằm bảo đảm công việc được giao phó.

- Các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên.

- Phối hợp với phòng logistic của công ty điều động xe vận chuyển đúng yêu cầu đơn hàng.

- Điều phối xe nhà phân phối, xe công ty ra vào các kho do tập đoàn quản lý.

- Kịp thời phát hiện những lỗ hổng trong quy trình hoạt động và khu vực cần cải thiện, hỗ trợ các bộ phận trực tiếp xây dựng kế hoạch hành động và phương án quản lý và kiểm soát rủi ro.

- Phối hợp các phòng ban kiểm kê theo lịch kiểm kê quý/ năm...