Trần Thị Minh Hoa

Công Ty Cổ Phần Vạn Hội Phát

* Nhân viên hành chính

- Nghe trực điện thoại, nhận công văn đến - đi.
- Quản lý nhân sự, soạn thảo hợp đồng thử việc và hợp đồng chính thức.
- Kiểm tra, giám sát chấm công, lương, thưởng theo quy định công ty, thực hiện nội quy lao động về giờ giấc làm việc.
- Quản lý và kiểm tra các chế độ về nghỉ phép và các chế độ khác theo nội quy, quy định của công ty và theo luật lao động.
- Cập nhật theo dõi đóng BHXH - BHYT - BHTN, chốt sổ...
- Tiếp nhận, phân loại, lập danh mục và lưu trữ hồ sơ tập trung kho lưu trữ.
- Quản lý tải sản thiết bị văn phòng, hỗ trợ xử lý khi tải sản thiết bị hư hỏng: Sửa chữa, thay mới, mua mới...
- Scan hồ sơ, nhập liệu vào phần mềm chương trình lưu trữ file theo quy định công ty.
- Đề nghị các phòng ban, đơn vị liên quan bàn giao hồ sơ theo định kỳ, tiến độ, phát sinh theo yêu cầu công việc hoặc theo chỉ đạo cấp trên.
- Theo dõi, quản lý việc xuất mượn và thu hồi hồ sơ, thiết bị văn phòng, các thiết bị công cụ trực thuộc tài sản của công ty.
- Quản lý, kiểm kê, kiểm soát hiệu quả sử dụng tải sản cố định.
- Lập kế hoạch và tổ chức các sự kiện, gắn kết đội ngũ nhân viên như: Tổ chức sinh nhật công ty, nhân viên hàng năm, hàng tháng, du lịch nghỉ mát định kỳ, hoạt động nội bộ...
- Báo cáo tổng hợp liên quan đến lưu trữ hồ sơ, văn phòng phẩm, thiết bị tài sản công ty.
- Báo cáo tổng hợp thu chi điện nước, phí giữ xe, tiền thuê văn phòng hằng tháng.
- Báo cáo công việc quản lý tổ bảo vệ, lao công, phân bổ công việc phù hợp nắm phục vụ duy trì tòa nhà, công ty.
- Kiểm soát, thực hiện thanh toán các chi phí hành chính, thu chi theo hợp đồng thiết kế, hợp đồng thi công, hợp đồng thầu.
- Bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị gồm: máy lạnh, vi tính, máy photo, scan, bàn ghế, văn phòng phẩm...
- Sọan thảo văn bản hành chính, thủ tục hồ sơ pháp lý của nhà nước, công ty và đối tác, tiếp nhận, kiểm tra giấy tờ, thể thức văn bản của các bộ phận trước khi trình ký tổng giám đốc, giám đốc ký duyệt.
- Liên hệ, giao dịch với đối tác bằng thư, điện thoại, email hoặc fax theo yêu cầu của tổng giám đốc, giám đốc...
- Công tác cho các cuộc họp, theo dõi lịch họp, phòng họp cho ban tổng giám đốc, giám đốc và các bộ phận khác.
- Sắp xếp lịch hẹn, đón tiếp khách.
- Hỗ trợ kế toán sắp xếp chứng từ hợp đồng, hóa đơn, thu chi, rút tiền, phát lương thưởng...
- Hỗ trợ các phòng ban in ấn, đóng cuốn, photo, xếp bàn vẽ...
- Thủ tục nộp hồ sơ liên quan đến các sở ban ngành: Sở kế hoạch đầu tư, sở QHKT, sở xây dựng, phòng cháy chữa cháy, đánh giá tác động mội trường...
- Hồ sơ dự thầu.
- Nộp hồ sơ: đánh giá tác động mội trường, phòng cháy chữa cháy, TKCS, TKTC, giấy phép xây dựng, quản lý hồ sơ hoàn công, thuế...